¿Cuántas veces te has vuelto del trabajo o has apagado el ordenador en casa y has pensado… “hoy no he trabajado, he estado todo el día reunid@”? Es una sensación muy habitual, que se suele acompañar con un “¿Cuándo trabajo?”. Sin embargo, al día siguiente, volvemos al carrusel de reuniones imposibles, en algunos casos llegando a tener que renunciar al almuerzo con tal de atender todas las responsabilidades.
La reunionitis es una enfermedad muy extendida en la empresa moderna y de las más molestas. ¿Cómo podemos superarlo?
La empresa de chocolates
Hace unos años trabajé para una empresa de chocolates que se dedicaba a su venta y distribución por España. Al igual que otras muchas, la reunionitis era patente y continua. Una de las causas principales de esta reunionitis era la organización dispar de cada departamento. Por ejemplo, el Departamento Comercial se organizaba por tipos de comercio: hipermercado, supermercado, tienda de barrio y tiendas propias. Por otro lado, el Departamento de Marketing se organizaba por tipo de producto: tabletas de chocolate, bombones…
Imagina que el el área de Supermercados quiere hacer una promoción de productos, tendría que reunirse con todas las personas de marketing. A su vez, si la responsable de Tabletas quería realizar una promoción 3×2 tendría que hablar con todas las personas del área comercial. ¡Necesitamos mil reuniones!
A esto, súmale que el área de Recursos Humanos se divide entre Personal de Oficina y Personal de tienda, o el área encargada de organizar los Stands se dividía por geografía.
Cada departamento, analizado de manera individual, funcionaba muy bien y tenía sentido su tipo de organización. Sin embargo, en global, se genera una cantidad ingente de reuniones para conseguir entregar valor.
Para rematar, cada departamento tiene sus propios objetivos con bonus asociado, lo que redunda en una mayor dificultad para entregar valor. ¿Cómo podemos salir de la reunionitis?
Eficientando las reuniones
Existen muchos libros, cursos y charlas sobre cómo mejorar las reuniones. Algunos consejos suelen ser:
- Evitar reuniones a partir de las 5
- Disponer una persona que controle el tiempo
- Hacer una agenda previa a la reunión
- Preparar el pre-trabajo necesario para la reunión
- Salir de las reuniones con objetivos claros
- Escribir actas de la reunión
Todas estas medidas son válidas y pueden funcionar. No obstante, muchas empresas las han implementado y siguen sufriendo de una reunionitis aguda. Son medidas interesantes pero requieren de una constancia que pocas veces se mantiene.
Usando Kanban
Una de las técnicas que suelo utilizar para los equipos es el visual management y, sobre todo, el método Kanban. Si tenemos una reunión periódica de coordinación, construimos un tablero con todas las tareas y las ordenamos en equipo. Cada vez que nos reuniones, arrancamos con la primera tarea y avanzamos tarea por tarea. Cuando se acaba el tiempo, finalizamos. Los tema pendientes se tratarán en la siguiente reunión (o se desplazan si aparecen tareas nuevas).
De esta manera, evitamos tener que escribir actas, siempre estamos actualizados y podemos focalizarnos en aquellos asuntos que sean más relevantes. Es clave que las reuniones sean periódicas y que respetemos las convocatorias. Pueden ser diarias, semanales o mensuales. Si nos las saltamos, podemos generar un problema de atasco de tareas que nos perjudique.
La clave de la visualización que propone Kanban es que podamos resolver los problemas unidos como equipo. Podemos implementar más medidas como limitar la cantidad de tareas que ejecutamos en paralelo o medir los tiempos que tardamos en desarrollarlas. ¡Nos ayuda a ser un equipo!
Reorganización de la empresa
A pesar del método Kanban, la realidad de las empresas es que se han organiza por departamentos buscando la eficiencia local de una determinada disciplina sin mirar la entrega de valor. Los departamentos no entregan valor por sí solos, necesitan de otros departamentos para hacerlo.
Si nos organizamos por líneas de negocio mediante equipos end-2-end que gestionen toda la entrega de valor, conseguimos eficientar la empresa. Cada vez que nos reunamos, estaremos todas las personas necesarias para poder finalizar las tareas sin tener que depende de otros equipos. ¡Las reuniones serán herramientas útiles!
De hecho, un equipo end-2-end que gestiona una línea de negocio completa, puede funcionar de manera operativa con reuniones diarias de alineamiento. ¡Y serán eficientes!
Ahora bien, apostar por este tipo de estructuras es costoso, requiere de una transformación organizacional por la que las empresas no están dispuestas a invertir. Sin embargo, si queremos superar la reunionitis, debemos empezar a construir una cultura de resultados y equipos en vez de departamentos y control.
Y tú, ¿tienes reunionitis en tu empresa?
