Métricas y Gráficas de Kanban menos conocidas

El método Kanban, a diferencia de Scrum, propone muchas métricas que permiten entender cómo funciona nuestro sistema de trabajo. Estas métricas también se pueden extender a equipos Scrum o a otros equipos ágiles. Aun así, se necesita tener un proceso de trabajo definido con un principio y un fin para poder utilizarlas. De hecho, el principal dato que se necesita es la fecha de inicio y de fin de cada tarea que estemos haciendo o que hayamos hecho. ¡Empezamos! 

El tiempo como principal métrica

El método Kanban se centra en la eficiencia de flujo, es decir, en la capacidad de terminar el trabajo lo antes posible (y que sea de valor). Por ello, la principal métrica que usamos es el tiempo que tardamos en hacer una unidad de trabajo. En el método Kanban, se definen dos tipos de tiempos: 

• Customer Lead Time: tiempo desde que un customer nos hace una determinada petición hasta que es entregada
• System Lead Time: tiempo desde que nos ponemos a trabajar en un determinado trabajo y lo finalizamos

Partiendo de estos tiempos, encontramos una serie de métricas que nos pueden ayudar a entender cómo está funcionando nuestro sistema ¡Vayamos al detalle! 

La media de tiempo de entrega ¡peligro!

Estamos muy acostumbrados a usar la media como métrica de predicción. Frases del estilo “tardamos cinco días de media en acabar una pantalla” son bastante habituales. La media es una pésima idea para gestionar expectativas porque, si la desviación de los datos es muy alta, habrá un porcentaje muy alto de datos que se escapen, lo que transmite una sensación de incumplimiento. 

Imaginemos que os dedicáis a un taller de cambio de ruedas de coche. A los últimos cincuenta coches a los que habían cambiado las ruedas los habéis medido y tardáis 60 minutos con una desviación de 10 minutos. Con este dato, podemos gestionar muy bien las expectativas. Ahora, imaginemos que es un cambio de motor, una tarea mucho más compleja y dependiente del tipo de coche. Los datos, al medir los últimos 50 cambios de motor, nos indican que tardamos 7 días de media, con una desviación entre 1 y 14 días. ¿Podemos asegurar al próximo cliente que tendrá el coche para irse de vacaciones la semana que viene? 

Así pues, si vamos a usar la media, esta debe ir acompañada de la desviación típica, para entender la calidad de la media y la dispersión o comprensión de los datos. Con ello, podremos plantear diferentes escenarios, media+desviación, medía y media-desviación. 

Percentil 90, de las mejores métricas Kanban

Una de las métricas Kanban que más me gusta es usar el percentil 90. Dado un conjunto de datos, el percentil 90 es aquel dato que representa al 90% de los mismos. Si lo usamos en el caso de las ruedas, el percentil 90 podría ser 68 minutos, mientras que para el cambio de motor podría ser 12 días. Es decir, el 90% de las veces, tardamos 12 días o menos. 

A la hora de gestionar expectativas, es mejor usar el percentil-90 que la media. Para empezar, aumentamos la probabilidad de acertar y, para continuar, nos permite dar un mejor servicio si tardamos menos días de los prometidos. Hay un riesgo de negocio, el percentil-90 es un dato mayor a la media, lo que puede provocar frustración en el cliente. Sin embargo, esto es una carrera a largo plazo, es mejor ganar confianza y reputación prometiendo una realidad, que tratar de contentar a un cliente con una fecha temprana que generará frustración al no cumplirse. 

Mapa de Dispersión, visualizando los datos outliers

Una de las mejores maneras que existen para visualizar datos es el mapa de dispersión. El mapa de dispersión representa en el tiempo lo que hemos tardado en finalizar las tareas. Esto nos permite calcular la media y el percentil que queramos. Además, podemos ver aquellos valores outliers, es decir, los que sobresalen de los valores normales. 

Con ello, y de manera muy visual, podemos detectar aquellos trabajos que se enquistaron, que nos hicieron incumplir nuestro pronóstico o que son más difíciles de predecir. 

Histograma, otra manera de estudiar los datos

Otro de los gráficos de los más útiles en Kanban es el histograma. En el Histograma, podemos ver el número acumulados de items de una determinada duración. Una vez más, podemos averiguar, gracias al histograma, cuál es el 90% de nuestros datos, y cuáles salen del gráfico. 

El histograma suele ser mejor opción para enseñar a interesados porque se entiende mejor, ahora bien, puede salir muy grande si tenemos valores muy alejados de la media. 

Diagrama de Flujo Acumulado (CFD)

Uno de las gráficas más típicas de Kanban es el Diagrama de Flujo Acumulado o CFD (por sus siglas en inglés). El CFD representa, en el tiempo, el número de items en cada uno de los estados o columnas de nuestro sistema Kanban. 

El CFD nos permite estudiar múltiples características de nuestro sistema: cómo es la salud de los estados, si se respetan los límites WIP de cada uno de ellos, la diferencia entre el trabajo que entra y el que sale (punto de compromiso y de entrega) e, incluso, nos proporciona el LeadTime. Recordemos que la Ley de Little relaciona nuestro Delivery Rate con el WIP y el Lead Time y que en el CFD podemos estudiarlo gráficamente. 

Es muy curioso cómo, en el CFD, se puede aprender muchísimo del histórico de un equipo. Es muy bueno utilizarlo cuando acompañamos equipos nuevos y necesitamos conocer su comportamiento. Por ejemplo, hay equipos que en periodos estivales bajan su capacidad de entrega o porque han sufrido cambios importantes en el equipo (incorporación o reducción de miembros). 

Conocer, estudiar y analizar de manera contínua el CFD debe ser parte del trabajo de cualquier equipo inmerso en un sistema Kanban. 

Run Chart, ¿cuál es nuestra tendencia? 

Además de conocer el estado actual y el histórico de nuestro sistema, tenemos que mirar al futuro. Los Run Chart se centran en las tendencias del sistema. Por ejemplo, si volvemos al ejemplo del taller, una lista de espera alta es negativo, salvo que estemos tomando medidas que indiquen que la tendencia es a la baja. Por ejemplo, tenemos un tiempo de 12 días para cambiar el motor pero el mes pasado fue de 14 días. ¡Estamos mejorando! 

Sin embargo, otro taller con un tiempo de 7 días puede ser malo si el mes pasado tardaba 5 (usando el percentil 90). De esta manera, no se trata solo de comparar datos actuales, sino el futuro. 

Esto mismo lo podemos aplicar a nuestro trabajo en progreso (WIP). ¿Aumenta o disminuye? Sabemos que cuantos más coches arreglamos a la vez más tardaremos y podemos visualizar en el tiempo si hemos aprendido a tener menos coches en paralelo para reducir el leadtime. 

Kanban no te dice cómo cambiar, eso lo decides tú

Hace tiempo estuve trabajando con un equipo de Recursos Humanos de una gran empresa farmacéutica. Decidimos usar el método Kanban como mecanismo de trabajo. Al visualizar el trabajo en una pared, vimos que teníamos 60 tareas en progreso, ¡para tres personas!

Estuvimos debatiendo cómo podríamos bajar tanta cantidad de focos paralelos, lo que parecía imposible. Tras varios meses, las tareas oscilaban entre 50 y 70, imposible bajarlo más. Un día una compañera me dijo: “lo ves muy fácil desde fuera, pero no podemos decir no”. Mi consejo fue el mismo, “Kanban no te va a solucionar nada, solo te está mostrando tu realidad para que tomes decisiones. Tenéis 60 tareas, porque la empresa ha querido que sean 60, si mañana os pidieran el doble de trabajo, tendrías 120. Si quieres, no digas que no, pero un día será tu cuerpo el que diga basta, porque estás tratando de llegar a todo a base de horas”. 

Seguiremos trabajando con este cliente y con su cultura organizativa. En culturas donde la palabra “no” está prohibida, acabamos teniendo a muchas personas trabajando en muchas cosas a la vez… ¡y el trabajo no sale! 

Y tú, ¿qué gráficas y métricas utilizas?