¿Qué es Kanban?

Una de las alternativas a Scrum más reconocidas es el método Kanban. Kanban se ha popularizado en las organizaciones y existen muchos equipos que lo utilizan incluso combinado con otros métodos y marcos. Analizamos el método Kanban en detalle para ver si somos capaces de diferenciarlo de Scrum.

Origen de kanban

Tras finalizar la Segunda Guerra Mundial, Japón se encontraba ante una crisis. La derrota en la guerra (y en el honor asociado), las miles de pérdidas humanas y económicas… generaron una necesidad de reinventarse como sociedad. Japón entró en la Segunda Guerra Mundial por motivos parecidos a Alemania, ambos eran países industrializados con necesidad de expandirse para conseguir recursos suficientes. Japón buscaba construir un gran imperio Asiático al no tener espacio suficiente en sus islas. Tras la derrota de su Imperio del Sol Naciente, Japón necesitaba mejorar su modelo productivo. 

Estados Unidos venció a Japón gracias a que disponía de recursos y de población para fabricar, en masa, armamento. Cuando arranca la guerra, Estados Unidos tenía una flota que era un tercio de la japonesa. Al finalizar la guerra, Estados Unidos le dio la vuelta a estos números triplicando los barcos japoneses. Este modelo productivo en “masa” era muy utilizado en Estados Unidos a nivel civil: “fabricamos 1000 coches y ya los venderemos”. Japón quería reflotar su producción, sin embargo, se dieron cuenta que el modelo estadounidense no era válido para ellos por dos motivos: no les sobrabann los recursos ni disponía de espacio para almacenamiento. 

Sin embargo, hay un hecho que les llamó la atención a los japoneses sobre Estados Unidos: el funcionamiento de los supermercados. En un supermercado, cuando un determinado producto escasea, hay un empleado que lo repone en cuanto lo ve. Es un trabajo típico dirigido por señales visuales, lo que hace que sea muy eficiente. ¿Y si llevamos esta filosofía al mundo industrial? 

¿kanban o Kanban? 

Toyota fue la gran impulsora de lo que conocemos como sistemas kanban. Una deriva de su Toyota Production System, que se basa en el trabajo por tarjetas, visualización y just-in-time entre otros, para conseguir unos altos niveles de producción, la convirtieron  en la empresa número uno en el sector de la automoción. 

Durante el año 2005, David J Anderson implantó muchos aprendizajes de sistemas kanban en el mundo del conocimiento, en lo que conocemos como método Kanban. El método Kanban difiere en varios conceptos del mundo industrial, entre otros motivos porque el mundo del conocimiento es mucho más complejo. Por ejemplo, en el mundo industrial hay variabilidad que es incómoda, si las máquinas, las personas o los proveedores fallan, la producción se ve afectada. Sin embargo, en el mundo del conocimiento la variabilidad es clave ya que nos da trabajo. Precisamente, al no tener una “fábrica de apps” tenemos muchos productos que se construyen, de manera personalizada, para problemas concretos. 

Por eso, debemos tener muy claro que kanban “industrial” dispondrá de técnicas que no debemos extrapolar, de manera directa, sobre un equipo de gestión del conocimiento. 

Componentes de Kanban

En la siguiente imagen, podemos visualizar un resumen de todos los elementos que componen el método Kanban: 

La base de Kanban, como la de Scrum, son sus valores. En el caso de kanban, tenemos nueve transparencia, equilibrio, colaboración, foco en cliente, flujo, liderazgo, entendimiento, acuerdo y respeto. Este último es el más importante de todos y el que resume los valores en un equipo Kanban. 

Por encima de los valores, tenemos los Principios Directores. Los Principios Directores nos hablan de que el método Kanban debe encontrar un ritmo sostenible entre nuestra capacidad y la demanda, buscando mejorar en el tiempo. Además, debemos tener una orientación al servicio para mejorar la satisfacción del usuario y, con ello, mejorar nuestra capacidad de sobrevivir (al mercado). 

Tras los Principios Directores, tenemos los Principios Fundacionales. Los Principios Fundacionales se resumen en: empieza donde estás ahora y evoluciona en el tiempo, lidera  todos los niveles del equipo, gestiona el trabajo y no a las personas, focaliza  las necesidades de los clientes y evoluciona las políticas de trabajo. Digamos que los Principios Fundacionales nos explican que el método Kanban es más que un tablero. 

Sobre todos los principios y valores se sitúan las prácticas.  Gracias a estas prácticas entendemos cómo funciona este método. Las prácticas del método Kanban son seis: 

• Visualizar: tener presente toda la información para poder entender cómo está el trabajo y puntos de mejora.
• Limitar el Trabajo en Progreso (WIP en inglés): para ganar entrega y reducir errores nos centramos en una cantidad de trabajo y solo cogemos más cuando liberamos trabajo (sistema pull).
• Gestionar el Flujo de Trabajo: el equipo se autogestiona en torno al trabajo que tenemos, buscando eliminar bloqueos y cuellos de botella para que el valor fluya lo antes posible. 
• Explicitar las Políticas: en los equipos debemos conocer las reglas de “juego” y toda política que exista y nos afecte. 
• Retroalimentar: en el método Kanban existen hasta siete reuniones tipo que se utilizan para inspeccionar y adaptar partes del equipo: trabajo diario, estrategia, riesgos, resultados… 
• Mejorar Evolutivamente: el método Kanban no busca la perfección, sino el cambio evolutivo que habilita una gran entrega de valor. 

Si queréis profundizar en las prácticas, os dejamos este artículo que escribimos hace tiempo. 

Implantando un equipo nuevo

Podemos decir que existen dos caminos para implantar el método Kanban. Por un lado, siguiendo los principios, construímos un tablero que visualice nuestra situación actual, lo que llamamos Proto-Kanban, es decir, aproximaciones al método Kanban pero que aún requieren de mucha evolución. A partir de ahí, introducimos cambios que nos permitan implantar el método Kanban y buscar la mejora y entrega de valor. 

Alternativamente, disponemos de STATIK, una técnica de Kanban para, dado un sistema de trabajo, estudiar muchos aspectos del mismo para construir el método que se adapta a nuestras necesidades. STATIK es una técnica que hace un estudio profundo de varios aspectos: demanda, problemas a resolver, necesidades, pasos… El problema es usarlo de manera brusca para hacer un cambio muy rápido. 

Y tú, ¿conocías el método Kanban?