El método Kanban, creado por David Andersson, está cada vez más de moda. Andersson, consiguió traer al mundo del conocimiento un método basado en sistemas kanban, que han tenido tanto éxito en el mundo de la automoción. Muchas personas aún confunden muchas partes de Kanban, por lo que vamos a explicar este método con sus seis prácticas.
Tratamos de hacer visible lo invisible gracias al método Kanban, de manera que podamos mejorar y ajustar la demanda al servicio que somos capaces de prestar. Kanban se enfoca en los servicios que presta una organización, para mejorarlos.
Elementos del método Kanban
Kanban está compuesto por diferentes elementos básicos que nos definen todo el método. En la siguiente imagen, los hemos ordenado:
La base del método Kanban son sus “Valores”. Un total de 11 valores entre los que se encuentran: Transparencia, Equilibrio, Foco en cliente, entre otros. De todos ellos, el más importante es Respeto, que aglutina a todos los demás.
Por encima de los Valores, tenemos los Principios Directores, cuya función es explicar cómo aplicar el método Kanban. Se resumen en tres principios que nos enseñan que debemos empezar por donde estemos para ir evolucionando de manera sostenible, que el foco se concentra en el cliente y que hay que conseguir la supervivencia del equipo o de la organización.
Estos principios soportan a los principios fundacionales del método Kanban. Los principios fundacionales se dividen en dos grupos. El primero de ellos se centra en gestionar el cambio a través de la evolución: empezar en cómo estás ahora y buscar la mejora de manera continuada. El segundo de los principios fundacionales explica que debemos enfocarnos en nuestros clientes para darles servicio, para así atender sus necesidades.
Y llegamos a las prácticas. Antes de entrar en detalle, queríamos comentaros las “herramientas”. El método Kanban no prescribe las mismas. En general, preferimos tableros físicos porque visualizamos mejor el trabajo. Ahora bien, no siempre es posible, sobre todo en estos momentos debido a la pandemia. Las herramientas, si son digitales, deben servir para soportar nuestro sistema. En ningún caso, debemos adaptar nuestro equipo a una herramienta.
Práctica 1: Visualización
Un tablero kanban trata de mostrar el trabajo que tenemos que hacer y el proceso que discurre para conseguirlo. Hay muchas maneras de visualizar el trabajo, ya sea en soporte físico o digital. Para poder mejorar, es importante que seamos sinceros sobre el trabajo, que no haya trabajo invisible y que no ocultemos los pasos reales que damos para conseguirlo.
El método Kanban no restringe sobre cómo diseñar un tablero. Aunque muchos equipos apuestan por soluciones digitales (y más hoy en día con el COVID), suelen encontrar ciertas limitaciones del software. Por el contrario, los equipos que se decantan por un tablero físico, suelen encontrar soluciones más creativas para visualizar la información.
Visualizar también afecta a las tarjetas de nuestro tablero. La información que muestran es parte esencial de esta práctica. Además, cómo visualicemos los bloqueos, dependencias y otros elementos es clave para entender el estado de nuestro sistema.
Práctica 2: Limitar el trabajo en progreso (WiP en inglés)
La segunda práctica es, en nuestra opinión, la más complicada de implantar. El trabajo en progreso (WIP) es el conjunto de trabajo en el que estamos trabajando y no hemos finalizado. En las empresas, tendemos a acumular trabajo sin terminar, por ejemplo:
- Empiezas una tarea crítica que te solicitan
- Tu jefe te interrumpe porque hay algo más urgente
- En una reunión, se acordó que lo que de verdad importan es otra cosa
- Llega un correo de un cliente enfadado.
- Te bloqueas en una tarea por una dependencia, y decides arrancar otro trabajo para no estar “parado”.
Estas situaciones son habituales y, más, en el mundo del conocimiento. El gran problema es que acumular trabajo nos resta foco de lo que es importante. Muchos equipos aseguran que, al finalizar el día, tienen la sensación de que no han trabajado.
El método Kanban propone que se limite la cantidad de trabajo máximo que podemos tener sin terminar, es decir, limitar el WIP. Al limitarlo, disminuimos el tiempo de entrega, y aumentamos la tasa de entrega (unidades completadas en el tiempo). De esta manera, al entregar antes, reducimos la posibilidad de que aparezcan necesidades innecesarias. Por ejemplo, si solemos tardar mucho en entregar, podemos poner nerviosos a nuestros clientes, y un manager nos pide un informe que justifique los retrasos (¡y hacer ese informe nos retrasa aún más para acabar las tareas!)
Práctica 3: Gestionar el Flujo
El flujo de trabajo debe maximizar la entrega de valor y reducir el tiempo de entrega. Debemos, de manera activa, superar los cuellos de botella, evitar dependencias… Para ello, es clave la transparencia, la inspección y la adaptación. Es importante entender que, cuanto más fluye un sistema, más predecible es, por eso en el método kanban no se usan estimaciones, sino control estadístico para predecir cómo se comportará el sistema.
De cara a optimizar la entrega de valor, se recomienda calcular el coste de retraso de las diferentes clases de servicio que tenemos en el sistema. Podemos tener una tarea urgente, pero anteponemos otra que tiene que estar terminada antes de mañana porque podrían multarnos. Este análisis es relevante, nos permite entender las prioridades a la hora de decidir qué trabajo acometer.
Práctica 4: Hacer Explícitas las Políticas
Cuando vemos un tablero Kanban, entendemos bien cómo trabaja un equipo. Sin embargo, los equipos tienen políticas de trabajo, reglas que definen su día a día y afectan a su gestión de flujo. Por eso, es clave hacer explícitas estas políticas: ¿Cuándo nos reunimos? ¿Qué significa esta columna? ¿Cómo entregamos este item cuando finalice?
En sistemas complejos, es esencial hacer visibles estas políticas, para entender su impacto. Al hacerlas explícitas, podemos cambiarlas y estudiar el resultado producido. De esta manera, buscamos la mejora de nuestro sistema en base a los cambios de políticas que marcan nuestro trabajo.
Práctica 5: Implementar circuitos de retroalimentación (feedback loops) en método Kanban
Muchas personas no saben que, en el método Kanban, existen eventos que se asemejan a los de Scrum. Es cierto que la cadencia es más abierta y no limita a menos de 30 días como el Sprint en Scrum. Sin embargo, existen una serie de oportunidades para retroalimentar, lo que nos permite inspeccionar una parte esencial del sistema, con vistas a adaptarnos y mejorar.
El método Kanban define siete circuitos de retroalimentación, cada uno de ellos con un propósito específico, que se pueden revisar en este artículo en el que los analizamos en detalle.
En un proceso complejo, la clave para mejorar es pararse a inspeccionar y adaptarnos. Recordemos que el método Kanban es menos duro de implantar que Scrum, pero con un objetivo claro de buscar la mejora continua desde la transparencia, la inspección y la adaptación.
Práctica 6: Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente
La práctica seis, desde mi punto de vista, es la que envuelve toda la filosofía del método Kanban en las otras cinco prácticas. ¡Hay que mejorar probando! En un sistema complejo, no podemos hablar de diseñar, no se trata de “buscar la mejor manera de trabajar” sino de, ¿qué podemos cambiar hoy para ser más efectivos mañana?
Para conseguirlo, es vital que trabajemos bajo el paradigma Lean Flow. Esto significa que, vemos el trabajo como un flujo de valor. Para mejorar, debemos eliminar o reducir aquellas actividades que no generen valor y potenciar aquellas que sí lo consigan. Además, debemos entender que el proceso de mejora no termina nunca, ya que las necesidades cambian constantemente.
Cómo arrancar el método Kanban
Las prácticas del método Kanban son su esencia, al igual que los eventos en Scrum (aunque tiene más elementos). Nuestra estrategia suele ser clara, empezar por la primera práctica (visualizar) y, desde ahí, evolucionar con el resto. La primera suele tener un gran impacto, porque una vez que visualizamos todo el proceso, suelen aparecer rápidamente puntos de mejora.
El método Kanban parece sencillo, pero es mucho más que un tablero, requiere disciplina, foco en el cliente y ganas de trabajar de otra manera. Si lo piensas, tiene muchas de las dificultades de Scrum.
¿Qué opináis?
Hola Javier. Definitivame te implantar es una disciplina. Yo alucinaba que lo habia implementado con un trello y yo era quien lo actualizaba. Nada más falso. No habían prioridades ni flujos de entrega. Nada. Es una cultura de disciplina. Muchas Gracias
¡Una publicación muy útil! No hay duda de que el método Kanaban es fenomenal. Lo llevo usando 2 meses ya y me siento más eficaz cada día 😉 . Soy capaz de terminar las tareas a tiempo, tengo mucho tiempo libre. Os puedo recomendar una herramienta que uso (kanbantool.com/es) basada en el método kanban. A mí me funciona muy bien. Saludos!