La práctica más relevante del método Kanban es limitar el Work In Progress. De hecho, David Andersson, inventor del método, lo dijo muy claro: “sin limitar el WIP no hay Kanban”. Sin embargo, pocos equipos son capaces de conseguirlo, es más difícil de lo que parece en la teoría. Estudiamos la importancia de esta práctica y los beneficios que nos acarrea.
¿Qué es el WIP?
Vivimos en el mundo de la multitarea. Hemos llevado el mundo al uso de tecnología que nos ayuda y que, a la vez, nos distrae contínuamente. Existe una guerra contínua del marketing por captar nuestra atención y lo vemos reflejado en miles de estímulos que recibimos a diario. Existe una escena en Minority Report donde el protagonista entra en un Centro Comercial y se le inunda el cerebro de anuncios personalizados para captar su atención.
Esta manera de funcionar la hemos trasladado a las empresas y a la forma en la que afrontamos el trabajo diario. El hecho de hacer muchas cosas a la vez es parte de nuestro día a día.
A este mundo de la multi-tarea hay que sumarle la arraigada cultura de tener a las personas súper ocupadas. Dado que el trabajo pocas veces cumple fechas, tenemos a las personas produciendo el mayor tiempo posible. De esta manera, sacamos el máximo rendimiento a nuestro equipo.
El WIP (Work-in-Progress) representa la cantidad de tareas que estamos realizando actualmente. Cualquier equipo podría sentarse a reflexionar y escribir tres columnas en una pizarra: ToDo (Por hacer), Doing (Haciendo), Done (Hecho). En cada columna situamos un Work Item (Elemento de trabajo) que deberemos definir como equipo. Una vez hecho esto, es bastante habitual que tengamos una cantidad ingente de trabajo en vuelo o en progreso. Es más, deberemos pintar también aquellas tareas iniciadas pero que actualmente están bloqueadas. No se trata de saber el número de tareas que haremos hoy sino las que tenemos iniciadas y sin finalizar. El número de tareas es lo que se conoce como el Work-In-Progress (Trabajo en progreso).
Trabajando con foco
Imagina que tienes que trabajar en tres coches a los que hay que realizar tres arreglos diferentes. A pesar de que los clientes llegan juntos, hay que decidir cuál arreglamos primero porque nuestro WIP es 1 y, hasta que no finalizamos un coche, no pasaremos al siguiente.
Para hacer este trabajo, decidimos dedicarnos a cada coche en orden. De esta manera, cada día nos dedicamos a uno de los coches.
Por un lado, esto nos permite minimizar los cambios de contexto y, además, nos permite saber en todo momento el estado de cada coche. Otra ventaja de trabajar así es que cada vez que completamos un coche podemos entregarlo a un cliente con lo que ya tenemos satisfacción.
Si usamos la Ley de Little para entender nuestro sistema, obtenemos los siguientes datos:
De esta manera, somos bastante predecibles, somos capaces de entregar un coche al día y tener una Lead Time de 1. Esto nos ayuda a gestionar expectativas del coche rojo y verde (que arreglaremos más adelante).
Multitarea
Sin embargo, en la vida real solemos trabajar en modo multitarea. En este modo, tratamos de hacer varias cosas a la vez lo que provoca la siguiente situación
Por un lado, se dispara nuestro Lead Time Medio. Además, el Lead Time es menos estable lo que nos hace menos predecibles y nos dificulta el poder dar fechas. Esto sin contar el desgaste que supone cambiar de tarea y de contexto. Además, puede provocar mayores errores por olvidar algún detalle cuando retomamos un determinado trabajo.
Con cambio de contexto
Ahora, vamos a introducir un retraso (delay) cada vez que cambiamos de tarea. Con el primer ejemplo tendríamos una situación así:
En el primer caso, alargamos el tiempo de entrega debido a los cambios de contexto. Aún así, son los mínimos posibles ya que solo arrancamos nuevo trabajo cuando hemos finalizado el actual.
Sin embargo, si aplicamos esta política al segundo ejemplo, obtenemos la siguiente situación:
Podemos ver que se nos han disparado casi al doble los días necesarios para hacer el mismo trabajo. Y recuerda, no estamos teniendo en cuenta que los errores se disparan cuando estamos cambiando de contexto. Además, se producen varios problemas añadidos. Por un lado, cuanto más tardamos, más aumentamos la probabilidad de abandonar un determinado trabajo que deja de tener valor. Por ejemplo, un cliente que se lleva el coche a mitad de reparación porque nos ve tardar demasiado y lo necesita para un viaje. Existe además un segundo problema, nuestra capacidad de ser predecibles se reduce al estar contínuamente cambiando.
El WIP Limit o muerte
Disponer de límites en el WIP es difícil, la vida es complicada. Seamos conscientes de que cada vez que aceptamos una nueva tarea sin finalizar la anterior se está afectando a nuestra capacidad de ser predecibles, a nuestro foco y a nuestra moral porque finalizaremos menos trabajos.
Reducir la cantidad de trabajo en vuelo puede parecer antinatural, sin embargo, a veces es mejor, cuando nos bloqueamos, no hacer nada, que arrancar un nuevo trabajo. Cuando arrancamos trabajo, nuestra cabeza necesita que sea resuelto y nos afecta. Por eso, tener límites WIP en un equipo nos ayuda a ser mucho más productivos y, sobre todo, predecibles.
Y tú, ¿tienes WIP Limits?
