En los últimos meses, estamos teniendo contacto con muchos clientes interesados, bien sea en ventas o en procesos de formación o transformación. Una duda habitual es saber si una persona puede trabajar en dos equipos a la vez y, más aún, si estos equipos son Scrum. ¿Qué dice Scrum al respecto?
Esta es una duda habitual provocada por el cambio de paradigma. Partimos de organizaciones que buscan que las personas estén ocupadas el mayor porcentaje de tiempo posible. Muchas escuelas de negocio nos han enseñado que los buenos managers mantienen ocupados y productivos sus recursos. Sin embargo, Agile cambia el paradigma, no se trata de ocupar a las personas, sino de ordenar el trabajo para que las personas se autogestionen y sean capaces de entregar la mayor cantidad de valor posible.
En la agenda parece que no hay nada
Hace años, estuve trabajando en Paradigma Digital como Agile Coach. Una vez, mi responsable me preguntó si estaba muy ocupado. Miré mi agenda y parecía que tenía mucho tiempo “libre”. Sin embargo, mi sensación diaria era que no llegaba a todo el trabajo que me gustaría sacar. Mi compañera Miriam, que se sentaba a mi lado, os contaría que estaba cansada de que las personas vinieran a mi sitio y le preguntaran a ella si sabía dónde estaba. Mi labor era dar servicio a los equipos y ellos acudían a mí por diferentes motivos. Para poder hacer mi trabajo, tenía que tener la agenda liberada, si no, cuando hubiera un conflicto o necesidad, no estaría disponible para atenderla, debido a que estaría en alguna reunión creada solo para ocuparme.
En ese momento, entendí un concepto importante, la gente no está “desocupada”, está disponible, lo que permite actuar cuando realmente se necesite. Al igual que los bomberos pasan mucho tiempo sin “hacer nada”, esperando actuar cuando los incendios u otras emergencias ocurran ¡no se pueden planificar!
¿Qué dice Scrum al respeto?
Scrum no dice nada sobre el porcentaje de ocupación de cada personas dentro de los equipos. Scrum no es un método cerrado que le diga a cada persona cómo actuar. Scrum es un marco abierto que nos permite tener equipos orientados a valor y trabajar ágilmente para conseguir efectividad en nuestros productos: ¡hacer el producto correcto!
Ahora bien, uno de los valores de Scrum es el foco. Scrum necesita de estos valores y trata de potenciarlos. Si una persona está en varios proyectos, le costará más centrarse en la entrega de valor, de atender urgencias o de entender el día a día de su equipo. Sin embargo, hay veces, que una persona solo colabora puntualmente en un equipo, no debemos de regular todas las situaciones, sino centrarnos en dejarles trabajar.
La realidad de las empresas
El foco es un valor de Scrum y su ausencia genera las mayores pérdidas económicas en las empresas. Pero todo viene por una realidad, ¡hay más trabajo por hacer del que seremos capaces de hacer! Esta es una realidad palmaria en las empresas. De hecho, genera mucha frustración. Si no tenemos estrategia definida, si todo es importante, si el éxito de cada proyecto o iniciativa es la entrega en fecha, entonces cuanto más trabajo seamos capaces de hacer, mejor. Sin embargo, también nos preocupa que las personas estén ocupadas, con lo que tenemos una acumulación de trabajo enorme, así garantizamos que nadie está “parado”. Todo esto, sumado, nos crea un cocktail para el desastre: frustración, sensación de que no llegamos, agotamiento… ¡y sin mirar a los verdaderos resultados!
Además, hay otra realidad subyacente. Cuando decimos que una persona está al 50% en dos equipos, no es realista. ¿Cuánto es el coste de ese cambio de foco?
Hay estudios que hablan sobre la pérdida al trabajar en varios proyectos a la vez. Tenlo en cuenta la próxima vez que quieras organizar a personas en varios equipos.
Deja de pensar en la gente y mira tu cultura
Hace unos años, un amigo mío trabajaba en un proyecto para un gran banco. Me contaba que, sus compañeros sobreestimaban conscientemente las tareas que se les encomendaban. Con el tiempo que “ganaban”, se dedicaban a proyectos personales, sin ningún valor para su empresa. Esta situación se da, es parte del juego de las estimaciones. De hecho, es parte del problema de estimar, ¡que nos lo inventamos!
El problema no es la estimación, ni siquiera la falta de honestidad del trabajador, aunque está claro que la incompetencia no se debería perdonar en un entorno Agile de entrega de valor. Pero, el gran problema es la cultura. Has creado un entorno donde las personas prefieren dedicarse a “sus cosas” antes que generar valor para su empresa y clientes. Puedes pensar que es un problema de personas, pero es un problema de cultura, la cultura que has creado.
La cultura de la supervivencia requiere transparencia
La supervivencia es una energía que mueve, con mucha fuerza, una empresa. Si tienes una cultura realmente atractiva, los miembros de esa empresa se partirán la cara por la supervivencia de la misma. Sin embargo, las personas viven aisladas de la realidad de su organización. Te propongo un ejercicio, pregunta a un grupo grande de personas sobre cuánto margen creen que gana la empresa. Es probable que no sepan ni que ese concepto existe.
Habrá personas en tu empresa que no querrán ver esa realidad, que solo se centrarán en hacer “su trabajo”, que otros les pedirán y controlarán. Se esconderán tras una nómina y esperarán de la empresa que, a cambio, sea benevolente. Sin embargo, en un mundo de cambios, donde la competitividad es alta y la creatividad necesaria, ¿son estas las personas las que necesitas en tu empresa?
Si quieres cambiar esta cultura, empieza por la transparencia, por explicar cómo se paga esa nómina, cómo se gana dinero y por qué funcionamos así. De esa manera, las personas empezarán a entender por qué ese tiempo “perdido” se debe aprovechar para pensar en nuevas ideas que poner en funcionamiento… ¡nos va la “vida” en ello!
Conclusiones
La respuesta es simple: Scrum no prescribe la ocupación de las personas. Si tiene sentido que estén en varios equipos, adelante. Ahora bien, piensa que ese cambio de contexto genera desperdicio. Además, céntrate en que los equipos tengan visión, midan el valor que entregan y elimina aquellos impedimentos que les haga ir lentos.
Si te preocupa qué harán los empleados cuando no tengan “trabajo asignado”, mira hacia tu cultura, porque lo que hacen cuando están desocupados es un magnífico medidor de la misma.
Y tú, ¿ocupas a la gente o te centras en entregar valor?
