Una de las preocupaciones más extendidas dentro de los equipos de software, y en las empresas, es el seguimiento de los equipos y las iniciativas. Realizar un buen seguimiento es clave para poder entender el estado de un equipo de cara a tomar decisiones.
A la hora de realizar el seguimiento, una de las métricas más habituales de los equipos es el porcentaje de avance. Esta métrica es especialmente relevante en proyectos cerrados y en el mundo de la consultoría que suele entender a este tipo de proyectos. Sin embargo, su manera de calcular suele ser un auténtico desastre.
¿Es el porcentaje de avance una métrica buena para hacer seguimiento?
Seguimiento de los equipos
Antes de valorar el porcentaje de avance debemos de entender quién se encarga de hacer seguimiento de los equipos. En los métodos tradicionales siempre lo ha hecho el/la jefe de proyecto. Al final, un responsable de un proyecto tiene que entender en cada situación el estado del alcance, el coste y el tiempo, además de otras serie de parámetros.
Si acudimos a la propuesta del PMI sabemos que el jefe de proyecto tiene que construir un plan inicial y a lo largo del desarrollo ir evaluando las desviaciones sobre dicho plan. Esta propuesta tiene mucho sentido en entornos complicados o simples donde podemos planificar. Cuando lo aplicamos al software, que suele tender a la complejidad, nos damos cuenta de que el cambio de requisitos es habitual y por tanto la desviación es bastante normal. He aquí donde entra la habilidad de jefe proyecto de intentar que dicha desviación no sea un problema.
Ahora bien, tratar de cuadrar el plan continuamente genera muchísimas reuniones con un enorme desgaste que además tampoco garantiza que, una vez entregado, el proyecto software consiga un impacto negocio que justifique la inversión.
En los equipos de Scrum la estrategia es distinta porque el seguimiento está repartido. El seguimiento del sprint lo realizan los desarrolladores, ya que deben evaluar continuamente el plan que crearon en la Sprint Planning para conseguir el Sprint Goal. Sin embargo, el seguimiento del producto o del equipo lo realizan el Product Owner. Dado que tiene la responsabilidad de explicar a los stakeholders el estatus de cómo vamos y el impacto negocio o en valor que estamos obteniendo.
Porcentaje de avance
El porcentaje de avance es una métrica que trata de comparar la situación actual con respecto al plan original. Si tenemos que desarrollar 100 nuevas features y ya tenemos 60 podríamos concluir que vamos al 60%.
Sin embargo, en equipos que atajan problemas complicados, como el mundo de la construcción o de la manufactura, la desviación del plan tiende a ser pequeña entre cosas porque es inviable. Por ejemplo, en un edificio de 10 plantas no puedes aceptar que, de pronto, se quieran añadir dos más porque probablemente los pilares no estén preparados para soportar dicho peso. En este tipo de entornos el cambio es menos común por el fuerte impacto que tendría en la solución final.
Sin embargo, en equipos que trabajan con complejidad, como en el desarrollo de software, el cambio es habitual y de hecho beneficioso. Un cambio surge cuando encontramos una manera mejor de obtener un resultado esperado. Si queremos mejorar las ventas y descubrimos una feature que podría ayudarnos a conseguirlo deberíamos hacerlo a pesar de que no lo incluimos en el plan original. De hecho, en los equipos Scrum no existe ese plan original cerrado y fuerte que determina todo el futuro del equipo. Puede existir algún tipo de roadmap o plan estratégico, aunque siempre será muy alto nivel y con tintes de cambio continuo.
Es en estos equipos donde el porcentaje de avance pierde mucho valor porque en el momento que los requisitos cambian es muy difícil explicar el avance. Si dijimos a entregar 100 features, y pasado un tiempo, 20 se han descartado, han aparecido 10 nuevas y otras 20 han evolucionado… ¿qué porcentaje podemos declarar?
Como hacer seguimiento a un equipo Scrum
El problema que nos encontramos habitualmente a la hora de realizar seguimiento es que dado que el alcance es variable las personas se centran en el coste. ¡Es más fácil de medir!
El porcentaje de avance que solemos publicar es respecto al dinero invertido o imputado en los proyectos. Si nos hemos gastado 300 horas de las mil que habíamos planificado para este proyecto reportamos un 30%.. Esto es un error porque no estamos diciendo nada del alcance ni mucho menos del valor y del impacto.
Por eso, el porcentaje de avance tiene que eliminarse de los equipos y centrarnos en medir el delivery.
Midiendo la entrega
Recordemos que en Scrum el primer reto es entregar y el segundo reto es entregar valor. Pero para poder entregar tiene que haber delivery continuo y eso es una actitud del equipo enfocado en cerrar trabajo por encima de arrancar muchas features. Esto ya es un cambio muy fuerte con respecto a waterfall donde podemos preferir hacer un gran análisis antes de meter las manos en harina.
En el mundo de Scrum se mide la cantidad de delivery que hacemos por unidad de tiempo. El delivery tiene que significar usable, y para ello necesitamos tener una definición de hecho para poder acometer esta métrica.
Medir el delivery puede ser muy desagradable porque puede ocurrir que estamos meses en una determinada tarea sin entregarla, con lo que nuestra métrica será “cero”. Aparece una conversación típica de los equipos: “hemos trabajado y estamos reportando cero”. Que no haya delivery, no significa que estamos sin trabajar, sino que nuestra entrega es cero y, por tanto, no puede existir la posibilidad de crear valor.
De Delivery a Delivery con Valor
Cuando un equipo se acostumbra a hacer delivery de manera recurrente llega el siguiente paso en Scrum que es el valor. Medir valor significa olvidarnos de la cantidad de delivery para medir continuamente el resultado que estamos obteniendo con respecto al propósito que nos hayamos marcado como equipo. Para medir, probablemente necesitamos métricas de impacto en negocio. ¡Un Scrum Team debe dar resultados!
El valor es clave para entender el estado de un equipo y, por eso, debe ser el propósito de cualquier equipo. Independientemente del porcentaje de avance, o damos resultados o todo será para nada.
Y tú, ¿mides el porcentaje de avance o el valor?
