La Daily Scrum es uno de los eventos más tergiversados y peor entendidos en muchos equipos y organizaciones. Aún existen equipos que se ponen de pie y empiezan a explicar su día anterior como un reporte, sin entender bien la utilidad de lo que hacen. Hoy día, existen equipos que entienden que la Daily Scrum es una pérdida de tiempo absoluto. Repasamos las cinco Daily Scrum más desastrosas que podemos encontrar y cómo evitarlas.
1 Reporting, reporting everywhere
La Daily Scrum no es un evento para demostrar que estás trabajando. La mayoría de personas acuden a este evento con el ánimo de explicar con qué tareas están y tranquilizar al resto de personas del equipo.
Cuando aplicamos Scrum en equipos que desarrollan software solemos tener problemas para cumplir la fecha que nos marcamos. La estrategia habitual consiste en ocupar a todas las personas para intentar que lo consigamos. Esto provoca una cultura contínua de demostrar que estamos ocupados “haciendo algo”, lo que nos lleva a acudir a la Daily Scrum a contarles a nuestros compañeros, al Scrum Master o al Product Owner lo que estamos haciendo.
Y esto es un error porque el objetivo es organizarnos para entregar valor y cumplir nuestro Spring Goal. Diariamente contándonos qué hacemos solo generamos desunión y falta de foco. La clave es hablar del estado del Sprint Goal y de nuestra entrega de valor actual.
Para resolverlo, podemos repasar nuestro tablero, tarea por tarea, sin dejar que todo el mundo hable. De esta manera, nos centramos en inspeccionar el estado del trabajo y, después, hablar de cómo nos podemos organizar para avanzar mejor.
2. No disponer del Sprint Backlog en la Daily Scrum
Fruto del primer punto, podemos encontrar este segundo. Muchos equipos acuden a la Daily Scrum a explicar qué está haciendo cada miembro. El equipo inspecciona aquellos elementos que están avanzando y si están atascados.
Sin embargo, muchos equipos olvidan llevar el Sprint Backlog a la Daily y analizarlo. Podemos tener controlado el trabajo qué hacemos pero… ¿Y el trabajo que aún nadie ha comenzado? Esto suele provocar que el Sprint acabe siendo un desastre porque nos hemos relajado pensando que teníamos tiempo de sobra, al no visualizar todo el trabajo real pendiente.
Es clave llevar el Sprint Backlog a la Daily Scrum y enseñar a utilizarlo y repasar. Podemos trabajar el Sprint Backlog preguntando por el estado de cada item en vez de repasar el trabajo de cada persona del equipo.
3. No escuchar
Muchos equipos cuando finalizan la Daily Scrum no son capaces de explicar lo que están haciendo sus compañeros, se les ha olvidado. Es bastante habitual debido a que las personas acuden con una actitud de hablar en vez de escuchar.
El objetivo de la Daily Scrum es coordinarnos, por encima de demostrar que estamos trabajando. Para ello, es clave acudir con la actitud de escuchar a tus compañeros y, con esta información, organizarnos para maximizar valor.
Para garantizar que esto ocurre podemos realizar el examen sorpresa. Esta práctica consiste en preguntarle a todos los miembros del equipo al finalizar la Daily Scrum cómo creen que es el estado del Sprint mediante post-its anónimos. Si las respuestas son muy dispares es que acudimos sin escuchar a los demás. ¡Toca mejorar!
4. Tiempo excesivo
La Daily Scrum es un evento cuyo tiempo máximo está fijado en 15 minutos. Es un evento de coordinación y no debería llevarnos más tiempo el poder hablar y ajustar nuestro trabajo para maximizar valor.
Sin embargo, hay equipos cuyo tiempo se alarga de manera alarmante. He visto a varios equipos durar en el Daily Scrum casi una hora de manera recurrente. ¿De verdad necesitas una hora para hablar del trabajo de un día?
Esto suele ser síntoma de excesivo control o de falta de foco durante el evento. Recordar las reglas puede ser el primer paso para solucionarlo.
Podemos aplicar otras técnicas como realizarla de pie, disponer de un cronómetro o cortar cuando el tiempo se supere. Si necesitamos adentrarnos en algún tema, podemos hacerlo después de la reunión.
5 Falta de foco
Este error está muy relacionado con varios de los anteriores. No todo el mundo tiene que hablar en la Daily Scrum. El objetivo es saber el estado del Sprint Goal y del Sprint Backlog. Si una persona acaba de llegar de vacaciones o no se ha dedicado a avanzar en Sprint Goal quizás no tenga por qué hablar. La pregunta que debemos ser capaces de responder como equipo es: ¿estamos alcanzando el objetivo que nos hemos fijado? Si la respuesta es negativa, entonces debemos preguntarnos ¿cómo podemos adaptar nuestro plan para conseguirlo?
Sin embargo, con la mentalidad de estar todos ocupados acabamos por hablar, sin entender realmente si lo que es importante avanza. ¡Que hagamos mucho trabajo no garantiza que demos resultados!
Para esto se puede utilizar varias técnicas, por un lado pintar colores para los diferentes ítems o tareas en función de si pertenecen o no al Sprint Goal.
También, podemos cambiar las preguntas de la Daily Scrum (que nunca fueron obligatorias) hacia preguntas orientadas al Sprint Goal.
Daily Scrum
Todos hemos vivido Daily Scrum de este estilo. Es clave entender muy bien Scrum y el foco que propone en entregar valor. La Daily Scrum es una herramienta útil para anticiparnos a problemas, para adaptarnos y para ser un equipo de verdad. También se puede convertir en un auténtico infierno cuando no entendemos Scrum o realmente no es lo que necesitamos.
Y tú ¿qué errores de la Daily Scrum cometes?
