Agile, Métricas, scrum

Cómo organizar el Scrum Team con Jira & Mural

Hemos querido aprovechar el descubrimiento de una funcionalidad de la herramienta Mural para recapitular lo que hemos aprendido sobre el uso de tableros, Mural y Jira, en un cliente.

Dejando atrás el debate sobre la conveniencia de un tablero físico o uno virtual (de momento la pandemia y el teletrabajo ya nos han dado la respuesta), hemos podido comprobar que no hay una solución única que atienda a todas las necesidades y que la mejor respuesta, al menos en el caso que voy a contar, es una combinación de dos herramientas.

Jira no es suficiente

Hace unos meses empezamos a trabajar con un cliente que desarrolla un producto digital de bastante complejidad. Nos asignaron dos equipos Scrum que usan Jira como herramienta de gestión interna. Las primeras semanas descubrimos que la herramienta se había convertido en un cementerio de tareas, ¡nadie sabía cómo estaba el trabajo! 

Jira puede ser una herramienta estupenda por muchas razones sin embargo, también tiene algunos inconvenientes, que son comunes a muchas de las herramientas del mercado. Uno de ellos es tener que hacer scroll para ver todas las tareas de los tableros, lo que conlleva una gran pérdida de visibilidad, de tener esa foto completa de la situación del Sprint imprescindible para poder tomar decisiones. Por eso decidimos introducir otra herramienta que nos diera esa visibilidad. En este caso elegimos Mural (gracias a nuestro compañero de NeuronForest, Pedro Múgica).

Cada herramienta se complementa muy bien con la otra: mientras que con Jira podemos tener métricas avanzadas, con Mural las métricas se toman de forma manual. Con Mural tenemos una visión mucho más clara de la situación del Sprint, mientras que el diseño de Jira dificulta esta labor. En el tablero de Mural podemos tener además presentes las vacaciones, las políticas de equipo etc. Todo en un solo golpe de vista. En Jira, no existe esta posibilidad.

Arrancamos con ambas

Decidimos que el coste de mantener dos herramientas era inferior a todo lo que podíamos ganar. Y así ha sido. El equipo ha ganado en visibilidad y las tareas en Jira están bastante mejor mantenidas. Usamos Mural para organizar el Sprint en la Planning y como tablero en las Daily y el equipo trabaja en las tareas en Jira para no perder métricas e histórico.

Poco a poco los equipos han ido modificando el tablero de Mural introduciendo iconos, colores, carriles, etc. Todo lo que han ido necesitando para que les aporte valor. De hecho, estamos muy contentos con el grado de refinamiento de uno de los tableros que el equipo ha simplificado al máximo sin perder ninguna información.

Uniendo ambos mundos, Jira & Mural

El mayor inconveniente de esta configuración es el mantenimiento de las tareas en las dos herramientas. ¡Pero hay una solución! Una funcionalidad de Mural viene a salvarnos (un poco) la vida. Han implementado la integración con Jira. Esta integración es bidireccional:

· De Jira a Mural, pudiendo crear posits importando issues de Jira.
· De Mural a Jira, pudiendo convertir posits de Mural en issues de Jira.

Para ello es necesario:

· Tener una cuenta de Jira (free) y un proyectos con issues.
· Tener una cuenta de Mural (business) y un tablero creado.

Pasos para activar la integración de ambas herramientas e importar de Jira a Mural:

1. Instalar la app de Mural en Jira: se puede buscar en el marketplace (desde el menú de configuración) o acceder directamente aquí.

2. Importar issues en Mural: en el tablero, desplegar el menú haciendo clic con el botón derecho donde queramos importar las issues. Seleccionar “Import Jira Issues”. Nos pedirá la url de nuestra cuenta:

Esta configuración la podemos cambiar posteriormente desde la sección “Integrations” de Mural.

3. Conexión: a continuación nos pedirá conectar con Jira y aceptar los permisos:

4. Seleccionar issues: en la ventana que se nos abre, podremos seleccionar las issues que queremos importar previa búsqueda mediante un campo de texto o con JQL:

Se crearán posits con el título del issue de Jira, el estado, la prioridad y un enlace al mismo. Este es el resultado:

Podemos hacer la acción inversa: crear issues de Jira mediante posits de Mural, para ello:

1. Seleccionar los posits: aquellos que queremos enviar a Jira.

2. Enviar a Jira: abrir el menú con el botón derecho y pulsar la opción “Send to Jira”.

3. Configurar el envío: se nos abrirá una ventana para poder configurar la creación o edición de los issues:

Podremos configurar el proyecto donde queremos crearlos, el tipo de issue y la prioridad.

Si el posits ha sido creado mediante la importación desde Jira, no se creará un nuevo issue, sino que se actualizará en caso de haber cambiado el título. Pero en cualquier caso el proceso será el mismo. En el ejemplo, la “Test task 3” cambiará de título y la “Test task 7” será creada.

De esta forma podemos agilizar el proceso de mantenimiento de ambas herramientas lo que suma puntos a la decisión de haberlas introducido en los equipos.

Conclusiones

Scrum no prescribe el uso de tableros ni herramientas concretas pero para los equipos es imprescindible disponer de ellas. Por mi parte, el mayor aprendizaje que he obtenido ha sido facilitar la adopción de una herramienta que, al principio, se intuía como una pérdida de tiempo ayudando al equipo a tomar sus propias decisiones. Y también, que nos encanta Mural porque es lo más parecido a poder trabajar de forma colaborativa y visual, lo más parecido posible a un tablero físico.

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