A lo largo de mi carrera como Scrum Master y Coach de Equipos me he encontrado con un montón de personas y equipos que utilizan las votaciones y la democracia para sus tomas de decisiones pensando que es la manera más autoorganizada y respetuosa de tomar decisiones. En general, somos una generación que ha crecido con la idea de que la democracia es la solución definitiva e ideal para la toma de decisiones grupales. Sin embargo, este artículo viene a contar ¿por qué la democracia no funciona o no es lo ideal en todas las ocasiones? a través de responder a la pregunta de ¿Cómo toman decisiones los equipos autoorganizados? ¿qué métodos y técnicas de toma de decisiones existen? trataremos de darle respuesta.
¿Por qué la democracia no funciona?
Ideé la píldora de formación en la que se basa este artículo a raíz de mi trabajo en un equipo que utilizaba muchísimo la votación para tomar decisiones. Hasta ahí ningún problema. No obstante, había mucha insatisfacción en los resultados. Las votaciones las hacían todas las personas: tanto negocio, como desarrollo; estando más o menos involucrados y al final ganaban las decisiones… ¡la mayoría!
¡Claro, Esther!, en eso consisten la democracia y las votaciones. Y sí, así funciona la democracia, pero ¿es lo ideal?
¿Es preferible que la democracia elija cómo hacer el trabajo o es preferible que lo decidan las personas que realmente tienen que hacer el trabajo? ¿O las personas expertas?
¿Que la mayoría obtenga un resultado satisfactorio es la mejor opción preferible? O explicado de otra forma, que SÓLO obtenga satisfacción la mayoría ¿es lo preferible? Al final, para que gane la mayoría, la minoría tiene que perder. Y esto provoca insatisfacción y desmoralización, como le ocurría al equipo por el que creé la píldora.
En política también se produce insatisfacción en los resultados de las votaciones, como nos ilustraron en enero de 2021 los asaltantes del Capitolio que ilustran el artículo por las elecciones a la presidencia de EE.UU. y la presunta derrota de Donald Trump. Con esto no quiero justificar su actuación, sólo poner un ejemplo de insatisfacción. Saltarse la ley o vulnerar los derechos de otras personas nunca es adecuado, ya lo vimos en el artículo de Avengers Civil War. ¡NO a la GUERRA!
En el siguiente apartado, responderemos profundizaremos en ello analizando los factores que entran en marcha en las toma de decisión.
¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de elegir un método o técnica de toma de decisiones?
El nivel de satisfacción general
Como hemos contado en el apartado anterior, en algunas técnicas y métodos de toma de decisiones hay personas que se sienten perdedoras de la decisión y no se sienten tan comprometidos y motivados con la opción resultante como en otros métodos.
En la política actual se observa mucho este hecho, cuando gana un partido político, algunas de las personas partidarias de partidos de la oposición critican y se quejan, por defecto, de cualquier decisión tomada por el partido gobernante.
Cuando trabajamos con equipos y en organizaciones, queremos evitar a toda costa, esta actitud y este resultado en la toma de decisiones. Buscamos colaboración, implicación y participación. Por esa razón, es preferible utilizar métodos que no den sensación de derrota.
Existe acuerdo
En ocasiones, no tomar una decisión es un método de decisión en sí mismo. Hay procesos de toma de decisiones, sobre todo en grandes organizaciones, que no terminan con una decisión.
“Estamos de acuerdo en que no estamos de acuerdo “
Disenso
Toma de decisiones abierta o cerrada
En las primeras versiones de la píldora de técnicas de toma de decisiones preguntaba a los asistentes los diferentes tipos de técnicas o métodos de toma de decisión que conocen y debatimos sobre ellos. Yo iba agregando los distintas formas de toma de decisiones que había estudiado y también debatimos los pros y contras de cada uno.
Sin embargo, no terminaba de estar cómoda con esto, había algunos métodos para decidir que tenían opciones cerradas, como en el caso de la votación en el que eliges entre opciones; y otras técnicas que daban la opción a co-crear o desarrollar las opciones, dándose el caso de acabar decidiendo una alternativa no propuesta inicialmente. Es por eso, que evolucioné la píldora para clasificar los métodos o técnicas en función de si la toma de decisiones es abierta (generativa) o cerrada (elección puntual).
Velocidad de toma de decisiones
En general, las técnicas de toma de decisiones que son generativos son más lentas que las que ofrecen varias alternativas a elegir. Además, cuantas más personas se impliquen en la toma de decisión más lenta será la decisión y más complicada la logística. A día de hoy, no es lo mismo organizar una votación para elegir a la persona delegada de clase que para elegir la presidencia del país.
Los métodos y técnicas de toma de decisiones
Autocrático
La decisión la toma la persona que es considerada autoridad o porque es el que concentra más poder y garantiza el alineamiento, o porque es la persona que más sabe del tema y todos respetarán su decisión sin cuestionar. A veces simplemente se delega la decisión como cuando alguien va a comprar un regalo de cumpleaños para otra persona. De hecho, es así como funciona el propio departamento de compras.
Este método es muy útil frente a la necesidad de tomar decisiones rápidas en donde hay riesgo alto si la decisión se demora. Luego existe una instancia en que la persona rinde cuentas al grupo. Como en una evacuación con las personas responsables o cuando traigo a la oficina algo para comer por mi cumpleaños (decido en función de mis preferencias).
La dictadura es un método autocrático donde la capacidad de decisión ha sido delegada a la fuerza. Es este uso de la fuerza y la violencia lo que deslegitimiza al método autocrático.
Me gustaría hacer una mención especial al despotismo ilustrado de las monarquías europeas del siglo XVIII cuyo lema principal era «todo por el pueblo pero sin el pueblo«. Se excusaban en buscar el bien para el pueblo, pero sin delegar la decisión en el pueblo. ¿Cuántas veces hemos visto esto en las organizaciones? ¿Qué excusas habéis escuchado al respecto?
“Todo por el pueblo pero sin el pueblo”
Despotismo ilustrado
Este es una técnica de toma de decisiones con muy mala opinión pública, sin embargo es ampliamente utilizado en nuestro día a día por lo rápido que se toman las decisiones.
Por la mayoría (votación)
Es el proceso más conocido. Todos votan, gana la mayoría. Es rápido. Es conveniente utilizarlo para decisiones que no sean importantes en la construcción de las relaciones o para impulsar acciones. En general no genera un enfoque superador, dividiendo en dos bandos y dando privilegio a uno que “gana” y otro que “ se resigna”. Las opciones son fijas.
Consenso
Al consenso se llega cuando todas las personas implicadas en la decisión están de acuerdo con la decisión tomada. Esto implica que todas las personas se sienten ganadoras.
Suele ser muy difícil llegar a un consenso, puesto que entran en juego las preferencias personales en las elecciones. Por ejemplo: todos estamos de acuerdo con comer fuera (hay consenso) pero no sabemos a qué restaurante ir (hay disenso) porque a cada persona le apetece un tipo de comida diferente.
Para llegar a una decisión todo el mundo participante debemos estar de acuerdo. Se dialoga hasta llegar al consenso. Implica un proceso en el que nos esforzamos en comprender el punto de vista del otro y llegar a una solución integral.
El consenso es fundamental cuando están en juego los derechos y las relaciones interpersonales.
Disenso
El disenso es la falta de consenso, que consiste en no ajustarse al parecer de los demás. El disenso es una solución abierta (no hay decisión o acuerdo). La técnica del disenso no supone siempre un enfrentamiento, ya que es posible adaptar el comportamiento o la actitud en pos de un bienestar general.
Consentimiento
El consentimiento es el proceso de toma de decisiones que busca un acuerdo entre todas las personas participantes pero a su vez busca que no haya nadie que tenga una objeción fuerte. Las personas participantes pueden no estar de acuerdo, pero aceptan que suceda.
Este método ayuda a sostener los acuerdos, y criterios que hacen a la unidad del grupo. Está relacionado con la identidad. Se utiliza cuando es necesario tomar una decisión y se tarda en llegar al consenso. Esa decisión, no impide que se siga conversando sobre el tema. Es el método que se utiliza en sociocracia 3.0 y el que se utiliza para tomar decisiones por muchos equipos y empresas autoorganizadas.
Un ejemplo de consentimiento y de objeción (por tanto disenso) sería el siguiente: me quiero teñir el pelo de color morado, puedo aceptar (no es mi preferencia pero no tengo objeción, consentimiento) el azul, pero de ninguna manera el verde (tengo objeción, hay disenso).
Decisión Generativa
La técnica de la decisión generativa es un proceso abierto en el que se van transformando las propuestas hasta llegar a una versión superadora de la inicial. El proceso consiste en varias instancias:
Proponer -> Clarificar -> Reaccionar -> Mejorar la propuesta -> Objetar -> Confirmar.
La propuesta inicial evoluciona con las aclaraciones y objeciones de los demás y puede no coincidir con la propuesta final, pero incluye los fundamentos.
Ante el ejemplo de la comida donde hay personas que quieren pizza Hawaiana con piña y personas que tienen objeción a la piña en la pizza. Se puede mejorar la propuesta cambiando de restaurante y comiendo burritos.
Advice Process (Asesoramiento)
Advice Process está basado en el asesoramiento de una o varias personas expertas. Este método es útil cuando es necesario tomar una decisión compleja que requiere conocimientos técnicos o experiencia previa.
Se delega la decisión a una persona o comité que debe consultar al menos dos personas que tengan mucha experiencia en el tema y dos personas que se verán afectadas por la decisión. Hechas estas indagaciones, la persona asignada toma la mejor decisión según su criterio, y acepta su responsabilidad por ella.
Nemawashi
En Japón se utiliza un proceso de toma de decisiones que se denomina Nemawashi (根回し), antiguamente utilizada por los campesinos esta palabra significa “revolver las raíces”. Este proceso de consenso semi-formal es una técnica de decisión generativa que consiste en ponerse en contacto con las personas clave y comenzar a discutir y mejorar una idea, así como a evaluar su aceptación, con la idea de obtener consenso. Es una especie de “consulta previa” de este modo en el momento de tomar la decisión, existe consenso sobre la misma. Este método, también va generando versiones mejoradas que incluyen las ideas y objeciones de todas las personas consultadas.
El Nemawashi también se utiliza en la política japonesa. Hay voces en contra de este modo de actuar porque lo consideran tomar decisiones en reuniones extraoficiales.
Pros vs Contras/Objetiva
Consiste en hacer una lista ponderada de pros y contras y dejar que la lista decida «al peso». También se puede hacer para ordenar opciones en función de las características. Por ejemplo, para ordenar una lista de casas preferidas en función de la orientación, tamaño, cercanía al garaje, cercanía a la piscina… como cuando hacemos priorización WSJF u otra técnica de priorización del backlog.
Se suele considerar una toma de decisiones objetiva, pero depende de la objetividad que se haya puesto en la valoración de los elementos de la lista. Un PO puede ordenar en función del valor resultante de una encuesta de opinión a usuarios, en función de su propio criterio o en función de los beneficios. Cada una de las opciones tiene un diferente grado de objetividad.
Anarquía o ausencia de toma de decisión grupal
La ausencia de toma de decisiones o la decisión individual es lo que se denomina anarquía. Cada individuo sigue su propia iniciativa basada en su bien personal.
En ocasiones, el aplazamiento de la decisión genera anarquía ya que no hay una decisión común.
La anarquía organizada
Según el profesor Herbert A. Simon, Premio Nobel de Economía de 1978, la toma de decisiones nunca se hace manera racional y organizada ya que las personas que toman las decisiones carecen de alguno de los siguientes factores:
- conocer absolutamente todas las alternativas posibles
- entender las consecuencias que se derivan de cada una de estas alternativas
- contar con un conjunto organizado y estable de preferencias con respecto a estas consecuencias
- disponer de un sistema de información tal que les permite comparar las consecuencias de cada opción para lograr objetivamente encontrar la mejor
En estas circunstancias nos encontraríamos con lo que se denomina anarquías organizadas. Estas son organizaciones, o decisiones situacionales (también conocidas como oportunidades de elección), caracterizadas por preferencias problemáticas, con alto nivel de incertidumbre, tecnología de información poco clara (para analizar datos o procesar información), y participación fluida. Por tanto, cualquier organización puede en determinado momento comportarse como una anarquía organizada.
El modelo del bote de basura para la toma de decisiones en entornos anárquicos
En la anarquía organizada, se utiliza el método del bote de basura. Es un modelo irracional de toma de decisiones que parte de la hipótesis de que la toma de decisiones no sigue un proceso lineal y ordenado de etapas, sino más bien un proceso confuso y casual. Asume que los problemas, las soluciones y los participantes están desconectados y existen como flujos organizacionales separados. Las oportunidades de elección son iniciadas por la organización, pero ninguno o pocos problemas pueden resolverse en el proceso y solo por casualidad.
Las decisiones son el resultado de la interacción entre cuatro sucesos: problemas (brechas entre las situaciones presentes y las deseadas), soluciones (respuestas en busca de preguntas), participantes (miembros que entran y salen de la organización, con diferentes valores, actitudes y experiencias) y oportunidades de elegir (ocasiones en las que hay que tomar una decisión).[Juan Carrion]
Las decisiones se toman utilizando tres estilos de decisión distintos: por resolución (se toma una decisión que resuelve el problema en cuestión), por supervisión o vigilancia (se toma una decisión antes de que se produzca) o por vuelo (cuando se toma una decisión después de que este desaparezca).[Estudyando]
Como resultado puede que se tomen o no se tomen decisiones. También puede ocurrir que las decisiones que se tomen no resuelvan el problema inicial o que incluso no estén relacionadas con el problema inicial. ¿Os suena esta clase de situaciones en vuestras organizaciones?
Conclusiones sobre los métodos de toma de decisiones
La elección del método de toma de decisiones es un ejercicio complejo que implica muchos factores. Es muy fácil caer en la tentación de seleccionar un único modo de toma de decisiones y aplicarlo en todas las ocasiones. Sin embargo, como ocurre con la metáfora de la caja de herramientas y el martillo si utilizas siempre la misma herramienta no tendrás el resultado óptimo, pues darás martillazos a los tornillos. ¿Cómo crees que toman decisiones los equipos autoorganizados?
En este artículo hemos visto toda una caja de herramientas para la toma de decisiones. ¿Las conocías todos estos métodos de toma de decisiones? ¿Conoces alguna diferente?
