Agile, Dinámicas

Cómo facilitar una formación online

El pasado 12 y 13 de marzo, realizamos un taller sobre herramientas visuales. En este taller, practicamos cuatro herramientas visuales útiles para cualquier equipo (Agile o no): MindMap, UserStoryMap, ImpactMap y Release Plan. Este taller fue diseñado para hacerse de manera presencial. Dividimos a los asistentes en varios equipos y, con una pared y muchos posits, realizamos el taller en unas seis horas de duración. 

Sin embargo, el mundo ha cambiado y, talleres como estos hay que hacerlos evolucionar para adecuarlos a un formato digital. Al ser la temática herramientas visuales, debemos renunciar al poder que nos proporciona una visualización física y recurrir al formato   digital. 

Vamos a compartir algunos consejos extraídos de lo que hemos aprendido en esta experiencia de facilitación en digital. 

Visualización, cuanto más mejor

Uno de los grandes problemas de la formación online es el cara a cara. Aunque con videollamada parece que se soluciona, siempre es más potente una sesión de trabajo cuando estamos juntos y podemos vernos. Recordad que el 66% de la comunicación son nuestros gestos, nuestra voz, nuestra posición… Gran parte de esto se pierde. 

Muchas veces, en una formación, tendremos una presentación y tendríamos que intentar separar, en una pantalla, la presentación y, en otra, la aplicación que uséis (Zoom, Teams etc…) De esta manera, podréis tener las caras de los participantes a la vez que presentáis vuestro material. 

Cuando no hacemos esto, nos perdemos algún bostezo o una cara positiva/negativa que nos haga reconducir el mensaje ¡Es feedback que nos perdemos!

Pizarra para escribir

Tener un lugar donde escribir es fundamental para explicar un concepto o recalcar una idea. Cuando hacemos formaciones presenciales, solemos tener una pizarra o similar. En digital, mi consejo es tener conectado un ordenador o tablet en el que poder dibujar. Por tanto, tendréis a dos usuarios dentro de la sala donde estéis realizando la formación. 

Sé que este consejo no es fácil, no todos podemos tener varios ordenadores y es costoso. En nuestro caso, decidimos hacer esta inversión para que la experiencia fuera la mejor posible. Hay quien compra una mini cámara para proyectar sobre un folio. Es una solución más barata y aporta igualmente. 

Dinámicas preparadas

Que un formador debe tener preparadas las dinámicas antes de acudir no nos va a sorprender. En el caso de una formación digital, piensa en todo aquello que puedes llevar preparado por adelantado. Cuando impartimos una formación presencial, a veces, no podemos tener preparadas las dinámicas. Esto ocurre porque no tenemos acceso a la sala, por ejemplo, porque lo impartimos al cliente. 

En digital, ganamos porque podemos preparar mucho material previamente. Por ejemplo, nosotros usamos Mural, con el que creamos los diferentes paneles y boards que vamos a usar. Por ejemplo, nosotros teníamos que hacer una dinámica en círculo, así que pusimos los nombres de los asistentes con flechas para simular que estábamos sentados en círculo. 

Teníamos que realizar una división del equipo en subequipos pequeños. Para eso, pusimos tarjetas con los nombres de los asistentes y pusimos tres iconos que representaban los equipos. Después, dejamos que se dividieran. 

Otro de los consejos que podemos seguir es darles a cada equipo un tablero de trabajo para dinámicas. De esta manera, cada equipo tiene su espacio. En nuestro caso, usamos Mural, por lo que podíamos crear tableros por equipo. 

Correos y teléfonos

Es fundamental poder comunicarnos rápido en digital. Si tenemos que enviar un documento o una imagen, es importante tener los correos de los asistentes a mano. En nuestro caso, creamos un archivo con todos los correos por si hiciera falta. 

Además, tener un plan B para comunicarte con los participantes también puede ser importante. Un sistema de mensajería instantánea como Whatsapp o similar ayuda y, si no, alguna red social como Linkedin. 

Conoce a tu audiencia

Este consejo es útil en presencial y en remoto. Intenta conocer a tu audiencia antes de arrancar la sesión. Linkedin nos ayuda mucho con esta labor. Ver qué tipo de perfiles asisten, si tienen conocimientos de la materia y cuáles son sus intereses. Por ejemplo, si vamos a impartir una formación relacionada con la agilidad, podemos averiguar si la audiencia tiene certificaciones relacionadas (y qué tipo).

Otra manera de conocer a nuestra audiencia es realizar algún tipo de examen previo. Nosotros los usamos para saber si tenemos que tener un discurso más básico o avanzado. No es lo mismo explicar Scrum y su historia que hablar de métricas de predictibilidad. 

¿Qué debemos traer? ¿Qué nos vamos a llevar?

Es fundamental que pensemos en la experiencia completa más allá de las horas que dure el curso. Si necesitamos que nuestra audiencia lea algún documento o que traiga un trabajo previo debemos adelantarnos ¿Cuántos días antes vamos a enviarlo? Es crucial disponer de  algún tipo de correo previo para presentarnos y que la audiencia sepa a qué se enfrenta. También es interesante avisar en caso de necesitar algún material como folios para dibujar. 

Por otro lado, ¿qué ocurre después? Es muy buena idea enviar algún tipo de correo de agradecimiento. Solemos enviar también copias de la presentación usada y de los tableros que han utilizado. Además, la elaboración de algún tipo de formulario de satisfacción para recibir feedback también es importante. 

Descansos y Tiempos

Están saliendo estudios que afirman que hay un cierto agotamiento de “zoom” o similar en los trabajadores. Muchas horas seguidas delante del ordenador puede ser agotador. Planifica los descansos o deja que tu público pueda decidirlos. Pregunta cada cierto tiempo si lo necesitan. 

Además, intenta no hacer sesiones superiores a cuatro horas en formaciones online. Más allá de cuatro horas puede ser muy cansado y tu formación será recordada como un desastre. 

Conclusiones

Planifica muy bien tus formaciones con tiempo, piensa en la experiencia de usuario y sobre todo, ¡aprende y corrige! Si algo aprendemos de la agilidad es la capacidad para inspeccionar y adaptarnos. 

Y tú, ¿cuáles de estos consejos sigues? 

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