Agile, Organizaciones Diferentes

¿Cómo adaptar tu empresa a los tiempos del COVID?

La pandemia nos ha traído un año bastante convulso y no convencional. Estamos en una situación de excepción que no sabemos cuánto puede durar y que ha puesto a prueba muchas de las cosas que veníamos haciendo y que en principio funcionaban. Esto se puede extrapolar a cualquier ámbito de la vida pero, lógicamente, afecta a las organizaciones y a los equipos que hay dentro de las mismas. En Keepler siempre hemos creído en los equipos auto-organizados y con empoderamiento en la toma de decisiones. Para ello, nos basamos en conceptos como  Driver, Link y Círculo que se pueden encontrar en la Holocracia y Sociocracia  S3. Esto nos ha permitido adaptarnos mejor en muchas circunstancias, pero nada antes fue parecido a la situación que estamos viviendo actualmente.

El COVID llegó a nuestras vidas

El reto es grande. Conseguir que una organización siga traccionando como lo venía haciendo hasta ahora teniendo en cuenta que los escenarios han cambiado:

  • Los equipos no se pueden reunir físicamente como lo hacían antes.
  • Los clientes se ven afectados en los proyectos que tienen en marcha, lo que puede ocasionar la paralización o aplazamiento de los mismos.
  • Dificultad para acercarnos a potenciales nuevos clientes tal y como lo veníamos haciendo hasta ahora, lo que supone intentar lanzar el mismo mensaje con nuevas barreras.
  • La cultura de la organización se ve afectada. Algo tan simple como el café que tomabas con un compañero que no está en tu proyecto, ya no existe. También, los procesos previos a la pandemia se ven totalmente impactados: si quieres hacer una formación para compartir con tus compañeros una experiencia de tu proyecto ,el enfoque de la misma o los pasos para convocarla, ya no son los mismos que antes.

Adaptación

En momentos de crisis y necesidad, emergen momentos de creatividad que convierten estas situaciones críticas en oportunidades para probar cosas nuevas con el ánimo de seguir cumpliendo con los mismos objetivos. Os cuento cómo hemos cambiado la forma de hacer algunas cosas en Keepler persiguiendo este objetivo: retrospectivas, transparencia, comunicación… ¡Las repasamos todas! 

Retrospectivas

En Keepler tenemos retrospectivas a diferentes niveles, las más repetidas son:

  • De equipo: las típicas que se realizan en cada equipo
  • Por círculo: las que realizamos en los círculos en los que se organiza la compañía
  • Retrospectiva global: nos permite inspeccionar a Keepler como organización con el ánimo de mejorar

Estas retrospectivas tenían una cadencia diferente,  y la gran mayoría de las veces se realizaban con un espacio común compartido. Generalmente usamos las  5 fases que propone Esther Derby y Diana Larssen en su libro “Agile Retrospectives”. Sin embargo, ahora ya no podemos hacerlas así. Toca olvidarnos del posit, de los paneles y de los rotuladores, adaptando el modelo al mundo en remoto e intentando perseguir el mismo objetivo: inspeccionar los diferentes contextos con el ánimo de adaptarnos para mejorar.

Para ello, desde el círculo de Agile, encargado de facilitar estas sesiones, analizamos herramientas que nos pudieran ayudar a conseguirlo. Las más utilizadas y que mejor funcionamiento nos han dado han sido:

  • Mentimeter: permite realizar preguntas a una audiencia sobre un aspecto y ver los resultados en tiempo real. Nos ha venido genial para implementar la fase de “Set the Stage” y “Close”.
  • Miro.com y Mural.co: permite crear una “pizarra virtual” compartida en la que se puede trabajar de forma colaborativa. Además, se puede ver quién está realizando cada acción en tiempo real porque los punteros se mueven a lo largo del tablero. La hemos usado sobre todo para dejar que grupos de trabajo recopilen información sobre sus tareas o durante un tiempo, especialmente en la parte de “Gather Data”.
  • FunRetro.io: a través de esta herramienta generamos debate para poder indagar en sucesos que tuvieron lugar en los equipos en el espacio de tiempo que se estaba inspeccionando. Lo solemos usar  para la fase de “Generate Insights”.
  • Rally, Social Hour o Hangout: a través de estas herramientas de videoconferencia creamos espacios virtuales para que los grupos de trabajo que se generan en la sesión pudieran hablar y trabajar sobre ideas, acciones, etc. Lo hemos usado sobre todo para la fase de “Decide what to do”.

Transparencia y Comunicación

En Keepler tenemos una sesión con nuestro CEO una vez cada 15 días, se denomina “Bi-weekly meeting”. Es un mecanismo de transparencia, totalmente asociado con nuestros valores, que tiene como objetivo acercarnos como compañía a través de la compartición de datos:estado financiero, posibles oportunidades, reconocimiento a personas que se han sacado alguna certificación desde la última sesión, etc. 

Cuando empezó esta nueva situación, pensamos que lo mejor era aumentar la cadencia de esta sesión para paliar la falta de interacción que íbamos a tener a partir de ese momento. Es por ello que estas sesiones se realizan semanalmente

Por otra parte, existe un círculo llamado “Círculo de Staffing” en cuya sesión las personas del círculo de Desarrollo de Negocio y de People evalúan con un link de cada uno de los círculos técnicos restantes (Data, Cloud y Agile) la estrategia a seguir. Así, estudiamos las vacantes a cubrir identificadas por Negocio, con el ánimo de definir la estrategia y asignaciones en conjunto.

Café Virtual e iniciativas de Team Building

En el coworking de Keepler hay una mini cafetería donde emergen la gran mayoría de conversaciones. Este espacio era muy concurrido a determinadas horas del día y servía para conocer a otras personas de la compañía. Como alternativa , que obviamente en tiempos del Covid es inviable, decidimos crear una sesión permanentemente activa por Hangout para que cualquier compañero pueda  unirse para hablar de cualquier tema o simplemente compartir un café virtual.

Nuestro campeonato local de dardos, que acababa de comenzar, también se vio totalmente impactado. En un espacio del coworking tenemos una máquina de dardos que nos permite poder echar una partida en cualquier momento. Antes de la pandemia teníamos una clasificación, liguilla, emparejamientos, etc. todo esto lo tuvimos que dejar y empezar con otras actividades de teambuilding que nos ayudaran a rellenar este hueco. Es por ello que nació una iniciativa divertida y amena con el ánimo de buscar hacer team building llamada K-luedo de la que os hablamos en esta entrada blog de Keepler.

Conclusiones

Toda esta situación nos está poniendo a prueba a todos. No solo en el ámbito laboral, sino también en el terreno personal. Son tiempos duros donde tenemos que adaptarnos a nuevas situaciones pero también es tiempo de oportunidades y de probar cosas que de otra manera no se podría hacer. Prefiero quedarme con ese mensaje optimista y con el aprendizaje que todos y cada uno de nosotros no llevaremos gracias de todo este proceso de adaptación obligado.

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