¿Es tu oficina el espacio ideal para trabajar o es sólo una cosa chula y molona porque has seguido la moda?
Agile, Organizaciones Diferentes

Tu oficina es muy chula pero…, ¡está en conflicto con tu cultura!

Cambiamos de semana y para muchos significa cambio de fase. Algunos sueñan con volver a la oficina, otros ya lo han hecho, pero ¿cómo afecta la oficina en la cultura de la empresa? Antes de la crisis del Coronavirus estaba de moda tener una oficina molona, incluso escribir sobre lo guay que es en el blog corporativo, pero ¿es una oficina molona lo que necesita tu empresa? No digo que pongamos una oficina fea, lo que digo es que adaptemos la oficina a la cultura que tenemos como empresa (o a la que queremos aspirar) por encima de seguir las modas.

Para empezar a soñar en nuestra oficina ideal, deberíamos repasar un poquito de historia. Ya se sabe “aquel que no conoce la historia está condenado a repetirla”. Y este repaso histórico, en nuestro caso, comienza con el modelo que está presente en la mayoría de los centros de trabajo, las praderas u open space

La pradera, el clásico revolucionario

Con el cambio de milenio Google publicó cómo eran sus oficinas. Todo el mundo quería ser como Google y muchos optaron  por copiar su estilo de oficina en uno u otro sentido. Esto desembocó en una pequeña revolución de las oficinas de todo el mundo, la moda transformó los panales de despachos en praderas de espacios abiertos llenas de mesas de trabajo. Incluso, muchos jefes han salido de sus despachos privados y han encontrado un hueco en estos espacios comunitarios. Sin embargo, la pregunta que deberíamos hacernos es: ¿es la pradera abierta un espacio adecuado para todas las culturas empresariales?

Oficina en pradera u open Space ventajas inconvenientes para un equipo ágil. Agilidad scrum kanban oficina ágil empresa ágil
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Las praderas o espacios abiertos fomentan la  homogeneidad y ausencia de estatus y distinción. Grandes espacios abiertos de mesas “iguales” conforman las praderas, donde apenas hay intimidad y el sonido (y las balas nerf) viaja de extremo a extremo.

En ocasiones, hay quien se ha trasladado al espacio abierto disponiendo de mesas diferentes: de otro material, de mayor tamaño, etc… u otro elemento de distinción que les diferencian del resto. ¿Quiere esto decir que se trate de jefes malvados que viven mejor que los demás? No necesariamente. 

En algunos casos puede que se trate de una cultura de aparentar en la que hay que distinguir unos empleados de otros. En este caso, quizá no se debería haber optado por esta disposición del espacio. ¿Es la pradera la mejor opción?

Sin embargo, en otros casos, las necesidades especiales que tienen este tipo de roles se han cubierto con dichos aspectos diferenciadores. Por ejemplo, hay puestos de trabajo cuyo desempeño se basa en mantener reuniones, muchas reuniones, ¿tiene sentido que estas personas se sitúen en una pradera con una mesa más grande para mantener estas reuniones? ¿Sería preferible que dispusieran de una sala de reuniones para dicho fin? Habría que estudiar cada caso y la cultura particular de cada empresa. Hay empresas con cultura tribal por puesto, rol o desempeño que se enorgullecen de sus elementos diferenciadores y luchan en creatividad entre tribus.

La pradera y la propagación del sonido

A pesar de ser una de las disposiciones de espacio más populares en el mundo occidental y estar abanderado por Google, el espacio abierto en sus diferentes modalidades tiene muchos detractores. El ruido y la pérdida de concentración y productividad son los mayores argumentos en su contra. 

El ruido en los espacios abiertos lleva a usar auriculares y cascos con cancelación de ruido para aumentar la productividad en el trabajo
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Actualmente hay diversos métodos que se usan para compensar esto: auriculares con cancelación de ruido, happy hours con características especiales (por ejemplo: de 10h a 12h hora de concentración, no se puede interrumpir a los compañeros, o sin reuniones, etc…), uso de salas para llamadas de teléfono, etc… ¿Eres una empresa de “no auriculares”? Quizá deberías pensar en otra disposición del espacio.😔

La pradera y el espacio desprotegido

Otro aspecto del espacio abierto es que, bueno, está abierto (sin la protección de la pared). ¡Cualquiera puede venir por detrás y atacarte! Eso de atacar es una exageración, pero sí es cierto que preferimos que la gente venga desde delante que por detrás. En el artículo sobre Espacios Ágiles según BAOS se profundizó en el tema del feng shui y los espacios abiertos.

Esto es así de tal manera que hay quién se ha puesto un espejo retrovisor pegado a la pantalla (o alguna alternativa más discreta) para saber si alguien venía por detrás sin avisar 😉. Las mamparas de cristal son una forma más discreta de lograr este efecto retrovisor.

La pradera y los puestos itinerantes

Por otro lado, estos espacios abiertos de trabajo pueden estar compuestos por puestos asignados a empleados, o itinerantes. En organizaciones con una gran cultura de teletrabajo, o trabajo fuera de la oficina, los llamados “sitios calientes” que no tienen persona asignada permiten reducir el espacio físico total utilizado manteniendo la funcionalidad. El problema surge cuando hay menos puestos que personas que quieren usarlos y cada mañana la oficina se convierte en un gran juego de las sillas musicales. Esto traslada a dentro de la oficina el efecto aparcamiento escaso que ocurre por las mañanas en las zonas industriales. El más madrugador es quién obtiene el mejor espacio y el que llega más tarde… ¡en busca y captura de un espacio para sentarse!

Este efecto se reproduce en gran medida en organizaciones que tienen mucha subcontratación de personal. Es relativamente sencillo dimensionar una oficina para una plantilla de trabajadores más o menos estable, pero no lo es cuando hay muchos proyectos y equipos que surgen, otros que terminan y la fluctuación de personal depende más de las necesidades del desarrollo que de una planificación contable. 

En estos casos se pueden ver situaciones dantescas para los riesgos laborales como gente sentada en cajoneras o en 3×1 (tres trabajadores es una única mesa) o equipos afinados en salas de reuniones, etc… ¡Y claro! ¡luego faltan salas!

La escasez de salas de reuniones

Ahh, las salas y su “eterno” problema. La tendencia de trabajo actual en desarrollo software ha pasado por el boom de uso de Scrum y sus eventos que se repiten rigurosamente cada menos de un mes. Estos eventos, a parte de mejorar la comunicación entre todos los involucrados en los productos de desarrollo, aumenta la necesidad de espacios donde celebrar estos eventos y reuniones.

La escasez de salas de reuniones lleva reunirte en los lugares más insospechados
La escasez de salas de reuniones lleva reunirte en los lugares más insospechados. @Pixabay

En una oficina llena de despachos, es fácil encontrar un hueco para pequeñas reuniones. ¡Vamos a mi despacho y lo hablamos! Sin embargo, en espacios abiertos generamos ruido, como vimos antes.

Los sistemas de reservas de salas son un avance en el tema de la organización del espacio de reuniones disponible, sin embargo, hace falta una cultura de responsabilidad y compañerismo muy arraigada para que realmente funcione, y se haga el ejercicio de liberar la sala con antelación cuando no se va a utilizar para que puedan disfrutarla otros compañeros. De lo contrario, se creará una cultura de salas reservadas pero vacías que cuando vayas a empezar la reunión te encuentres que han sido okupadas 😱.

¿Podemos entonces pensar en destinar una sala de reuniones a cada uno de los equipos de trabajo? Esta opción. Optimizaría el flujo, pero no los recursos puesto que requiere mucho más espacio físico, y el espacio se traduce en inversión económica. Sin embargo, como punto positivo reduciría los problemas de ruido y concentración que hemos mencionado antes. 

¿Significa esto volver a los antiguos despachos? Es una opción, como hemos comentado hay entornos en los que funcionaba, ¡lo cambiamos por moda! 

Otra opción es hacer despachos más grandes para separar equipos de trabajo. En este sentido, el equipo comercial tendrá un espacio para hacer las llamadas que considere oportunas y necesite, y no incomodar a los equipos de desarrollo de producto que tiene al lado.

Las paredes y sus nuevos usos

El auge de la agilidad y los nuevos paradigmas de trabajo también ha traído consigo una cultura de mostrar información y transparencia que se traduce en paredes y ventanas llenas de paneles y datos. 

plansprints

Algunas soluciones que se aplican en las paredes para mejorar su capacidad de irradiar información para por la sustitución o el cubrimiento las paredes internas por vidrios imantados que permitan escribir con rotuladores borrables sobre ellos. A su vez que permiten fijar papeles y demás material mediante imanes. Cuando el vidrio no está imantado, el imán se sustituye por masilla blutack o derivados, que nos transportan a nuestra época en la escuela.

Estos vidrios suelen ser opacos para mantener la intimidad y mejorar el contraste de lo escrito encima, pero hay equipos y organizaciones que prefieren la transparencia también en esta clase de soportes, permitiendo ver de dentro a fuera y de fuera a dentro.

El hecho de tener grandes espacios abiertos limita la disponibilidad de estas paredes utilizables y maximiza el ingenio de los trabajadores. ¿Punto a favor de la sala por equipo de trabajo? 

Cuando el espacio disponible vertical es muy pequeño: paneles móviles, pizarras con ruedas y demás soportes temporales son la opción más socorrida para situar estos irradiadores de información. Además, permiten una amplia movilidad de los mismos, pudiéndose ser llevados a una sala de reuniones o incluso a una presentación con un cliente.

Las mesas de trabajo

Otro tema de controversia sobre el interior de las oficinas son las mesas de trabajo. Las mesas alargadas y en hilera permiten la comunicación con los compañeros contiguos, pero la dificultan con compañeros más alejados. No todo el mundo resiste la tentación de levantar la voz y hablar con compañeros en esquinas opuestas pero con contacto visual…

Si nos inspiramos en otros sectores, las mesas redondas como en las bodas son versátiles y las que más favorecen la comunicación entre los comensales. Y la prueba de esto es que apenas se celebran ya bodas con mesas alargadas, salvo para grupos muy grandes de más de 12 invitados.

Mesas redondas como en las bodas para los equipos ágiles según BAOS 2019
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No obstante, debido a la ausencia de flexibilidad acerca del tamaño del equipo que se puede sentar sobre una mesa redonda, se puede pensar en mesas ovaladas por módulos ampliables en tamaño, para favorecer la entrada y salida de nuevos integrantes, tal y como os contamos en el artículo de la solución del BAOS.

Hay empresas que debido a su cultura de adaptación han optado por mesas con ruedas que permiten flexibilizar al máximo los equipos de trabajo. Hoy trabajo contigo y me siento a tu lado, mañana trabajo con otro producto y me desplazo. 

Esta opción permite una gran personalización del espacio, ¡ya podemos poner la foto de la familia y guardar el cepillo de dientes! puesto que me llevo la mesa allá donde vaya a trabajar. Puede parecer divertido y la solución definitiva, pero no me imagino la recolocación masiva de empresas grandes con esta técnica…

¿Google se equivocaba?

Con todo esto ¿quiere decir que Google se equivocaba y los espacios abiertos tipo pradera no funcionan? Nada más lejos de la realidad, a ellos les funcionan porque encajan 100% en su cultura. A lo largo del artículo hemos analizado casos y situaciones que para unos funcionan y para otros no. 

Las oficinas de Google en NYC
Las oficinas de Google en NYC. @wcifly

En el diseño físico de una organización ocurre como en otros muchos ámbitos, como el diseño organizacional, copiar al de al lado no funciona. Es preferible que mires hacia dentro, hacia tu propia cultura y tus necesidades y diseñes a partir de ahí. 

Puede que tu oficina no quede tan molona como la de al lado, y tus trabajadores no irán a tí por los toboganes, pero maximizará tu productividad y mejorará el ambiente de trabajo y eso, al final, los trabajadores lo agradecen más que una mesa de ping-pong al lado que no les permita concentrarse al trabajar. 

La teoría de Laloux

Frédérix Laloux en su libro Reinventando Organizaciones definió un modelo de clasificación de organizaciones basado, entre otras cosas, en el nivel de responsabilidad y autoorganización de los trabajadores. En el nivel más alto del modelo, el conocido como nivel teal (a mi me gusta llamarlo con el nombre en castellano: azul cerceta) los trabajadores toman las decisiones sobre el funcionamiento de la empresa. En el contexto de la oficina, serían los propios trabajadores los que deberían definir cómo quieren que sea su oficina, qué necesitan o qué les resulta lo más práctico.

Según la cultura de tu empresa, la oficina será de una manera u otra
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En este caso, tendríamos un taller mecánico de coches donde el orden la limpieza y la libertad de movimientos marcan el estilo del espacio de trabajo, frente al caos creativo que podría reinar en el espacio de trabajo de una empresa de temas creativos. Siendo, por tanto, máxima expresión de “la oficina ideal para cada cultura”.

 

P.d.: No estoy en contra de las zonas de esparcimiento en las oficinas, ¡nada más lejos de la realidad! Las mesas de ping-pong, futbolín y áreas de juegos están correctas siempre que se encuentren fuera del área de trabajo 😛. 

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