Buenas prácticas de Agile para potenciar el teletrabajo

El pasado miércoles 25, pudimos realizar un meetup, @epsilon8888 y yo, para hablar sobre cómo Agile puede ayudar a las empresas a hacer trabajo en remoto (obligado por el Coronavirus) y algunos consejos para equipos Scrum. Además, hicimos una dinámica final con los asistentes para que transparentaran los problemas que se estaban encontrando y cómo los trataban de resolver. Os contamos todo lo que pudimos aprender de esta sesión y os compartimos la misma: 

¡Cómo aplicar valores y principios del Agile en el teletrabajo! 

Disminuir la complejidad

Utilizar demasiadas opciones de herramientas de comunicación nos puede generar algunas complicaciones en nuestro día a día:

• Pérdida de tiempo a la hora de elegir cuál utilizar.
• Retrasos en las reuniones, porque no se encuentra el link, no se instala, no funciona, etc.
• Informaciones/histórico en diferentes herramientas, causando una complejidad a la hora de organizarnos y de consultar las informaciones.
• Incertidumbre sobre cuál utilizar en cada momento, o con cada equipo/persona. 

Para minimizar estos problemas, lo ideal es disminuir la complejidad. Algunas prácticas nos pueden ayudar:

• Definir la herramienta adecuada para cada situación/necesidad, documentar, comunicar y visibilizar a todos.
• Garantizar que todos hayan instalado, probado, y no tengan dudas de cómo utilizarla.
• Definir un acuerdo para comunicaciones urgentes, ejemplo: mensaje de texto en el móvil o llamadas directas.

Visibilidad y organización

El trabajo en remoto o teletrabajo cuesta un poco más al principio, principalmente para las empresas que aún no está acostumbradas y/o que no tienen una cultura de la confianza. Lo que puede ocurrir es:

• Demasiadas reuniones de status, y poco tiempo productivo para el trabajo
• Interrupciones constantes de compañeros necesitando información sobre algo
• Más trabajo del habitual, porque se hace aún más difícil decir que no
• Falta de tiempo para descansar, generando alto grado de estrés 

Siguiendo algunos principios del Agile, podemos aplicar algunas buenas prácticas que nos pueden ayudar a aumentar la visibilidad y organización del trabajo, como:

• Crear kanbans personales (tableros visibles) para visibilizar el trabajo al equipo, compañeros, jefes, y ¡a ti mismo! Nos ayuda a darnos cuenta de cuántas cosas tenemos en marcha, y a priorizar y enfocar
• Crear, en el calendario, los huecos necesarios para las pausas y tareas domésticas (principalmente, quien tiene hijos) 
• Tener los calendarios compartidos nos ayuda a optimizar el tiempo y programar mejor las reuniones con el compañero
• Definir interacciones con el equipo o con los jefes, para los status necesarios. Por semana o diaria, pudiendo ser una o dos al día, lo que haga falta, pero lo importante es fijar una hora y un timebox concretos. 

Definir prioridades, y aprender a desconectar

Algunos se pueden enfocar más estando en teletrabajo y otros menos. Todo es cuestión de disciplina y de técnicas para mantener el foco. Pero el problema de foco es algo bastante habitual en nuestro día a día, más allá de dónde o cómo estemos trabajando. Es muy común tener muchas tareas a la vez. Focalizarnos en terminar cosas antes de empezar nuevas. Algunas prácticas que nos pueden ayudar en el foco:

• Definir objetivos, diarios o semanales. Preguntarse: “¿Qué tiene que ocurrir hoy para que tenga la sensación de que mi día fue productivo y me sienta satisfecho?”
• Relacionar todo lo que surja de actividad nueva con el objetivo: ¿está o no relacionado con mi objetivo de la semana? ¿Es realmente importante?
• Elegir un tiempo sin notificaciones para que se pueda enfocar en su trabajo: apagar todo y cerrar todas las ventanas (correo, Slack, WhatsApp, Hangout, Lync, etc)
• Hacer pequeños Sprints, utilizando la técnica pomodoro. Determinar una cantidad de minutos durante los que te quedarás 100% enfocado en algo (importante: sin notificaciones), y durante este tiempo solo harás lo que has elegido hacer. Luego, tómate un respiro, una pausa, mira las notificaciones, haz otras cosas…. y cuando vuelvas a necesitar trabajar en algo muy concreto, vuelve a hacerlo. Verás cómo producirás mucho más, ¡en menos tiempo!

 

Consejos para hacer teletrabajo con Scrum 

Ya analizamos cómo adaptar Scrum en un contexto remoto. Ahora, os vamos a desarrollar tres situaciones típicas que se suelen presentar en un contexto donde el equipo está distribuido y no tenemos opción de vernos presencialmente. 

Recordemos que, en el Desarrollo Ágil de Software, deberíamos estar cara-a-cara, y el hecho de trabajar de manera presencial ayuda a la agilidad. Sin embargo, con la crisis del Coronavirus, los equipos deben sacar el trabajo estando cada uno en su casa, lo que dificulta la comunicación. 

Además, en empresas donde la cultura del trabajo en remoto no se ha cultivado, esto se puede ver como un choque que impida ser productivo. Para mí, la confianza es la base de todo equipo Scrum para que pueda funcionar. Dado que no nos basamos en una aproximación predictiva, tendremos que confiar en que el equipo tomará buenas decisiones y responderá por ellas. Cuando no tenemos confianza en un equipo, la distancia no ayuda. 

“No se si el equipo está trabajando bien”

En los equipos, a veces, tenemos managers o personas que están en permanente control del resultado del trabajo. Desde la era industrial, hemos creado culturas basadas en managers que presionan hacia abajo para que el trabajo salga. En una situación donde los equipos están en remoto, podemos tener inseguridad de que el trabajo saldrá adelante. 

Muchas veces, estas personas se hacen preguntas como: “¿Se estarán escaqueando?”, “¿Saben lo importante que es este cliente?”, “No creo en el teletrabajo”. 

Para poder combatir estas sensaciones y poder ser productivos, sin reportar más de la cuenta, es facilitar una conversación con el Scrum Team y Stakeholder sobre cómo nos vamos  a organizar. ¿Qué necesidades de información tenemos? ¿Qué retos se están planteando?

Para que esta conversación funcione, y los resultados sean efectivos, necesitamos mejorar nuestros niveles de transparencia. Muchas empresas no practican la transparencia, en parte, por la mentalidad protectora que muchos managers aplican a sus equipos. A partir de la transparencia, toca definir horas de los eventos, si debemos hacer reuniones extras, reglas de equipo… Por último, tratar de reducir la presión innecesaria al equipo. En uno de los clientes en los que colaboramos, la presión llevaba a tener cinco managers para un equipo de seis personas, cuando el equipo ya era consciente de que perder al cliente podría suponer despidos por la situación económica actual.

El equipo no avanza, esto no es productivo 

Puede aparecer la sensación de que el equipo no avanza. Cuando estamos todos juntos, suele ser más fácil entender los motivos, sin embargo, al no poder vernos, podemos pensar que el equipo no trabaja bien. 

La clave para esta situación nos la da el método Kanban: pon el foco en terminar trabajo. En una situación donde tenemos que demostrar que estamos trabajando bien, es mejor centrarnos en terminar funcionalidades antes de abordar muchas a la vez. Es mejor tener 10 PBIs terminados que estar construyendo 30 a la vez. El hecho de que, de la manera más continua posible, vayamos terminando trabajo, nos da credibilidad y transmitimos avance. Esto nos permite ganar confianza y eliminar ruido o reuniones innecesarias de control. 

Dado que “terminar” algo es dependiente del contexto de cada equipo, si no lo hemos hecho ya, es bueno facilitar una conversación sobre el Definition of Done. Podemos esperar a la Sprint Retrospective o hacerlo ya, pero, desde luego, una situación como esta no es amiga de dejar tareas “sin terminar”. 

Por último, quizás esta situación sea un buen momento para medir a nuestro equipo en base al resultado del producto que está construyendo y no por métricas de equipo. Muchos equipos todavía miden su éxito por llegar a una fecha o por hacer muchos puntos de historia, y quizás sea el momento de dirigir la conversación hacia el aporte a negocio de nuestro producto. ¿Podemos facilitar esta conversación?

No estamos mejorando, esto es nuevo para nosotros

De la noche a la mañana, muchos equipos han empezado a trabajar en remoto sin experiencia previa. Dado que estamos ante una situación más compleja, debemos tomar de Scrum todo aquello que nos sirva para maximizar valor. En este caso, recomiendo a los equipos que reduzcan sus Sprints a una semana (siempre que tenga sentido) para poder hacer inspección y adaptación en periodos más cortos. De esta manera, podemos corregir como equipo antes y liderar mejor esta situación. Por ejemplo, el lunes nos hacemos la pregunta “¿Qué vamos a abordar esta semana?” y el viernes “¿Cómo lo hacemos mejor la semana que viene?”. Así, podemos adecuarnos a la situación más rápido en el caso de que no estemos funcionando bien. 

Hay equipos que no podrán hacerlo, dado que los customer o sus clientes solo pueden hacer la Sprint Review cada más tiempo. ¡No pasa nada! Recordemos que podemos repetir eventos, y podemos hacer una Sprint Retrospective cada semana y una un poco más amplia después de la Sprint Review. El Sprint garantiza que en menos de 30 días haces todos los eventos, pero puedes hacerlo más veces. 

Por último, recuerda que modificar Scrum es una decisión del Scrum Team. Por tanto, todas estas opciones son válidas siempre que las abordemos en equipo y como equipo, las imposiciones nunca funcionan bien. 

¿Qué otros problemas y soluciones podemos encontrar donde Agile nos ayude con el teletrabajo?

En esta sección vamos a analizar los otros problemas y posibles soluciones que debatimos en el meetup. ¡Esperemos que os sean útiles! 

Se nos va el tiempo en reuniones

Algunos participantes apuntaban que se nos puede ir mucho en reuniones y tenemos que ser efectivos en las mismas. Una recomendación era usar la aplicación funretro, que está pensada inicialmente para Retrospectivas. Sin embargo, la persona que lo recomendaba nos decía que la usaba para todos los eventos y reuniones, ya que le permitía poner foco en todos los puntos que se quisieran tratar. 

No hablamos de teletrabajo “normal”, esto es una situación anómala, hay familia y niños, las fuentes de interrupción son distintas

Otro de los participantes nos contaba que tenemos que ver este confinamiento como una situación anómala respecto a un teletrabajo “tradicional”. 

Para poder lidiar con esta situación, estuvimos debatiendo varias posibilidades. Aumentar el número de pausas. Aumentar el número de reuniones, no podemos pretender que una reunión presencial se convierta en una digital, quizás haya que organizar el trabajo de otra manera. Utilizar herramientas que se puedan silenciar para reducir fuentes de distracción. 

Practicar hábitos de trabajar cortando todas las interrupciones o en modelo pomodoro. 

Las reuniones se pueden hacer con pantallas compartidas que permitan visualizar el resultado de las mismas, así ganamos foco de los asistentes. Además, el tener conectado el vídeo nos permite dar cercanía y que los participantes no desconecten. 

Otro participante en el meetup comentaba que no debemos ser talibanes de posiciones únicas. Es importante probar lo que nos funciona y en caso de que algo falle cambiar rápido. 

Complejidad del Coronavirus, 24 horas en casa. Tenemos más estrés, cuesta desconectar

Nos contaba una participante que estamos en una situación de mayor estrés debido al coronavirus. Proponía que hiciéramos cafés virtuales con los compañeros. Por ejemplo, haciendo “salas de vídeo abiertas” donde cualquiera se pueda conectar y tomarse un café con quien esté conectado. Así, se puede desconectar un rato y pensar en otras cosas para ganar salud.

Otros equipos tienen la regla de ponerse el café a una hora concreta o incluso a nivel de organización. Así, tod@s desconectan a la misma hora y se facilitan los encuentros entre compañeros aunque sea de manera virtual. 

Por último, proponían hacer meditación a primera hora de la mañana antes de empezar a trabajar para ganar en concentración. La herramienta que se propuso es: The Holistic Concept

También nos comentaba nuestra compañera @e2clince utiliza Kindfulness4Spain, además de que, si necesitáis conversación o coaching para afrontar esta situación podéis acudir a Coaches4Spain.

Retrospectiva, ¿aplicaciones? 

La Sprint Retrospective puede ser el evento que más sufre con el distanciamiento de los miembros del Scrum Team. Para afrontarlo comentamos tres herramientas: funretro, retrium, y mural. 

Estamos casi todo el día reunido, piensan que tienes que estar ahí.

Muchas personas que están teletrabajando estos días aseguran que la situación de alta disponibilidad está siendo estresante. Al no vernos, parece que las personas siempre tienen que estar ahí, y que, si no respondes rápido, entonces no estás trabajando. 

De cara a resolver esto, se proponía acordar un horario de trabajo y de disponibilidad con todo el equipo. Fijar las pausas de comida y descansos para tener momentos donde la mente descanse. Tener muy marcada la hora en la que ya no se está disponible por fin de jornada. Entender que tenemos niños o animales, y habrá momentos de atenderlos, lo que sea planificable habrá que hacerlo transparente. 

Conclusiones

Este meetup que pudimos facilitar @epsilon8888 y yo fue bastante entretenido. Lo hicimos de una manera abierta para que pudiéramos aprender unos de otros. La situación de la crisis del Coronavirus nos debe servir para aprender la convivencia del teletrabajo cuando ya no sea obligatorio. 

Y tú, ¿cómo afrontas el teletrabajo?