Consejos para diseñar una Retrospectiva

Uno de los eventos más interesantes que se está introduciendo en las organizaciones es la Retrospectiva. Nacida del mundo de la mejora contínua, es un evento en el que buscamos obtener acciones que nos permitan funcionar mejor. En lenguaje Scrum, diríamos que inspeccionamos nuestro comportamiento, relaciones y manera de trabajar para adaptarnos en forma de plan de acción que ponemos en marcha para mejorar como equipo. 

La Sprint Retrospective es un elemento tan importante que tiene un Principio del Manifiesto por el Desarrollo Ágil asociado, en concreto el último, que dice lo siguiente: 

“A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para, a continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia”. 

La mejor manera de afrontar un entorno complejo es experimentar, inspeccionar los resultados y adaptarnos para encontrar mejores formas de trabajar. Por tanto, no es buena idea buscar prácticas comunes en los equipos y homogeneizar los procesos de trabajo de todos los equipos. En Scrum, dejamos que cada equipo encuentre su propio espacio y reglas de trabajo, de manera que su entrega de valor se maximiza gracias a la retrospectiva. 

En Scrum, por desgracia, solo nos apuntan pistas sobre lo que debemos hacer: 

• Inspeccionar el último Sprint con respecto a personas, relaciones, procesos y herramientas. 
• Crear una lista de acciones ordenadas e identificar las que llevaremos a cabo. 
• Crear un plan de mejoras en el que podamos trabajar como equipo Scrum. 

¿Cómo podemos diseñar una retrospectiva de manera que alcancemos todos estos objetivos? ¡Os lo contamos!

Concepto básicos

La Sprint Retrospective es el evento final de un Sprint. Ocurre a continuación de la Sprint Review, y marca el final del Sprint. Una vez finalizada, comenzamos el siguiente Sprint. Su duración es de tres horas para Sprints de un mes, y usualmente menos para Sprints más cortos. 

Es un evento para el Scrum Team, y por tanto todos deben participar. Tanto el Product Owner como el Scrum Master participarán como un miembro más. 

Las 5 etapas de la retrospectiva

Esther Derby y Diana Larssen escribieron un libro titulado “Agile Retrospective” sacado de un evento al que asistieron. Ellas proponían que las retrospectivas se debían hacer en cinco partes y en cada una de ellas introducimos una dinámica. Las diferentes etapas serían las siguientes: 

• Set the Stage: ejercicio rápido de rotura de hielo para entender el estado de los presentes. 
• Gather Data: en esta fase hacemos algún tipo de apertura que nos permita sacar a la luz todos los puntos que queremos tratar, que nos preocupan, que son impedimentos etc. Muchas dinámicas tratan de incluir alguna parte positiva para que podamos también ser conscientes de lo que hacemos bien como Scrum Team. 
• Generate Insights: En este momento tratamos de no abrir más puntos de mejora, y ahondamos en los seleccionados  para profundizar. El resultado puede ser un conjunto de soluciones amplio o un conjunto pequeño de problemas que queremos resolver. 
• Decide What To Do: Ahora toca elegir  acción. De la dinámica que usemos en esta parte debemos sacar acciones concretas que vayamos a realizar. 
• Close Retrospective: Por último, hacemos una pequeña evaluación de la propia retrospectiva o de cómo hemos terminado.

Con esta técnica, tratamos de conseguir que saquemos a la luz todo aquello que podemos mejorar, potenciemos lo que hacemos bien y saquemos un plan de acción que nos permita mejorar  nuestro equipo. 

El rol del facilitador de la retrospectiva es clave para el éxito de la misma. En esta técnica de cinco partes, el facilitador no participa activamente de las dinámicas. Su misión es estar “conectado con la sala”, esto es, estar pendiente de todo lo que ocurre en la sesión: que todos participen, que no haya conflictos, que se escuchen todas las ideas, que se lleguen a acuerdos, que se generen conversaciones… 

Para que la opinión del facilitador se tenga en cuenta, podemos rotar en el equipo el papel de facilitador, o podemos pedirle a una persona externa que nos haga de facilitador. 

Acciones concretas, ¡Todos queremos reciclar más!

Lo más difícil de conseguir en una retrospectiva es que las acciones resultantes sean concretas y realizables. Muchas veces, obtenemos reglas de equipo, como “preguntar menos a los compañeros, investigar más antes de hacerlo”. Este tipo de mensajes están bien, pero si no se convierten en acciones, será difícil conseguir una mejora real más allá de sensaciones. 

Las acciones como: “tenemos que ser mejores”, “tenemos que preguntar más al PO”, “hay que colaborar” no nos llevan a actuar. Es exactamente igual que decir: “tenemos que reciclar más”. No nos vale la buena acción, debemos concretar tareas y cuándo deben ocurrir. Por ejemplo, si decimos que vamos a colaborar, deberemos preguntar: ¿Cómo sabemos qué ocurre? ¿Quién se asegura de que sea así? ¿Cuándo vamos a hacerlo?

La retrospectiva exitosa

Utilizar dinámicas en sesiones es algo muy llamativo y que, en general, gusta a los equipos. Convertimos una “reunión” en una sesión divertida. Esto está muy bien, pero recordemos que el objetivo de una gamificación es que se produzca un resultado, y el objetivo de una retrospectiva es inspeccionar y adaptar para obtener un plan de acción que se ponga en práctica. Si hacemos una sesión de retrospectiva cargada de dinámicas, y las acciones resultantes no se llevan a cabo, podemos decir que todo ha sido un fracaso colectivo. Si no se producen cambios en el equipo, no hay mejora contínua. 

Por tanto, es muy buena idea antes de empezar una retrospectiva el recordar los acuerdos que salieron de la anterior y analizar su grado de cumplimiento. 

Debate directo

A pesar de que soy un amante de las dinámicas, a veces es mejor hacer un debate concreto sobre un tema o varios. Una vez acompañé a un equipo con un problema muy grave entre miembros del mismo (se crearon dos bandos). Empezamos haciendo varias dinámicas, pero no salían a la luz los problemas que estaba teniendo el equipo. 

Decidí, sentar a las personas implicadas y hacer preguntas directas, y así, pudimos tener una conversación sobre los problemas del equipo. Pudimos resolverlo hasta cierto punto, a veces el hablar directamente es la mejor manera de buscar la mejora contínua. 

Retrospectivas diferentes

Hay diferentes retrospectivas que se pueden hacer en ciertos momentos del equipo. Una de ellas es la Silence Retro, que consiste en hacerlo sin hablar. Básicamente, es utilizar diferentes dinámicas cómo dibujar, escribir en postits ideas, o realizar actividades utilizando maneras diferentes de comunicación. Este tipo de retrospectiva sirven para conseguir que las personas se comuniquen de otra manera. 

Otro tipo de retrospectiva es hacerlo al aire libre o en lugares diferentes. Es muy recomendable que la retro no se realice en la misma ubicación de la Review, y que busquemos lugares más abiertos y que inspiren para generar ideas. 

La Alianza, nuestra primera retrospectiva 

Una de las primeras dinámicas que recomiendo realizar con un Scrum Team, es la definición de la alianza. La alianza no deja de ser un conjunto de reglas de equipo que sirven para saber qué está permitido y qué no está permitido. Por ejemplo, ¿está permitido equivocarse en el equipo? Parece obvio decir “sí”, pero si no lo hemos hablado, podemos generar un problema. En un equipo al que pertenecí, decidimos lo siguiente “es obligatorio aprender del error”, asumimos que habría errores. 

Si el equipo no estaba compuesto completamente antes del primer Sprint, o no hemos tenido tiempo para diseñar nuestra alianza, recomiendo que se haga en la primera retrospectiva. Es vital tener una conversación sobre reglas básicas de trabajo dentro del equipo. 

El resultado de esta alianza se utiliza para que el propio equipo pueda recibir un mejor feedback, en base a las reglas que se han trazado. 

Consejos para diseñar 

Un buen consejo para diseñar una retrospectiva es preguntarle a personas ajenas al equipo. Por ejemplo, si el facilitador rota entre los miembros del equipo, podemos preguntarle a otro Scrum Master de la organización para asegurarnos de que nuestras ideas pueden funcionar. 

Es importante tener claro el objetivo de la retrospectiva. Si hay un problema grave detectado, es mejor saberlo de antemano para poder resolverlo. Si no hay nada concreto, hacer dinámicas de apertura que saquen a la luz lo que más afecta a nuestra entrega de valor. 

Con al experiencia, se puede improvisar en vez de llevar la retrospectiva pre-pensada. En mi caso, cuando facilito, tengo alguna dinámica preparada y el resto voy adaptándome  en función de lo que me encuentro en la propia retrospectiva. Si nos basamos en ser adaptativos, es mejor arrancar con algo pensado y dejar que “la magia fluya”. 

Con este resumen, espero que tengáis mejores retrospectiva. Hay agilistas que diseñan unas dinámicas muy interesantes que permiten a los equipos sacar acciones que les hacen mejorar. Y tú, ¿cómo hacer las retrospectivas?