Dinámicas, scrum

Errores típicos en la Daily Scrum y cómo resolverlos

¿Daily Meeting? ¿Standup Meeting? ¿Daily Standup? Son nombres típicos que encontramos referidos a la Daily Scrum. ¿Y si te digo que ninguno de ellos es correcto?

Aunque la Daily Scrum es el evento de Scrum más sencillo, es en el que más errores cometemos. Y si nos equivocamos con el nombre de esta reunión, ¿quién nos dice que no nos equivocamos al hacerla? ¡Hagamos productiva la Daily Scrum! Pero… ¿cómo? Os contamos algunos secretos para conseguir que una Daily Scrum sea top.

¿Cuál es el objetivo que buscamos en la Daily Scrum?

Debemos tener claro que la Daily Scrum es un evento de Scrum que se realiza diariamente durante la ejecución del Sprint. Su objetivo es que el Development Team inspecione y adapte su Sprint Backlog para poder alcanzar el Sprint Goal.

Recordemos que el Sprint comienza con un Sprint Planning donde obtenemos un Sprint Goal que el Development Team tratará de acometer.

Vamos a ver algunos de los mitos que giran en torno a la Daily Scrum y cómo podemos corregirlos.

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Mito 1: Debe hacerse a primera hora de la mañana.

Realmente, Scrum no fija que se haga a primera hora del día. Por tanto, el mejor momento del día para hacer la Daily Scrum lo determinará el Development Team. Eso sí, la hora seleccionada se debe mantenerse constante, al igual que el sitio donde se vaya a realizar, así evitaremos perder tiempo cada día decidiendo dónde llevarla a cabo.

Y aunque parezca obvio, el evento se realizará a diario, en muchos equipos no lo hacen a pesar de llamarse «daily».

Mito 2: Tiene que hacerse de pie.

Otro mito muy extendido es que la Daily Scrum tenga que hacerse de pie. Esta es una técnica que se aplica para evitar que se alargue más de 15 minutos, el tiempo máximo recomendado.

Para ello, cada Development Team tiene que autoorganizarse y es el Scrum Master el que debe enseñarles y ayudarles a conseguirlo. Buen signo de ello es que el día en el que el Scrum Master se ausenta, el evento se desarrolla con éxito y funciona.

Mito 3: La duración depende del número de personas implicadas.

Recordemos que el tiempo máximo que dura la Daily Scrum es de 15 minutos y no dependerá ni del número de participantes ni del tamaño del Sprint.

En el caso de superarlo de manera reincidente, podemos llevar ese output a una Sprint Retrospective para trabajarlo en equipo.

Mito 4: Cada asistente tiene que hablar como máximo 2 minutos.

Otra teoría errónea muy extendida es que cada persona que acude a la Daily debe tener 2-3 minutos para intervenir. Esta técnica es válida pero, sin embargo, no es la mejor ya que es posible que algunas personas necesiten más tiempo y el equipo considere que no todos deben hablar el mismo tiempo.

Una de las mejores opciones es tener un cronómetro presente que muestre el tiempo total de la sesión. Así, cada participante es consciente del tiempo que ha usado para hablar y del que ha dejado para los demás.

Mito 5: Deben asistir el Scrum Master y el Product Owner.

Las personas que deben asistir a la Daily Scrum son solo los miembros del Development Team. Ellos son los responsables de que se haga bien. El Scrum Master, el Product Owner o cualquier Stakeholder podrán asistir como oyentes, pero no son necesarios para que se realice y siempre que sea útil para el Development Team.

Aunque la asistencia del Product Owner no es obligatoria, no está de más que acuda como oyente porque puede facilitar la resolución de impedimentos. Eso sí, es importante que el Product Owner no acabe usando el evento como un control sobre el Development Team.

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Mito 6: Objetivo: contar qué se hizo el día anterior, qué se hace hoy y si existe algún impedimento que no permita llevar a cabo las tareas.

La Daily Scrum se ha convertido en muchos casos en una reunión de reporte donde cada participante asiste con la idea de demostrar que está trabajando. Sin embargo, el objetivo de la Daily Scrum es conocer si entre todos alcanzaremos o no el Sprint Goal.

Si no lo vamos a alcanzar tendremos que hablar con nuestro Product Owner para renegociar los ítems y que el Goal sea viable. Por eso, la función de la Daily Scrum no es responder a las preguntas sobre qué hicimos y qué vamos a hacer, sino analizar el estado de nuestro Sprint Goal.

Mito 7: Se actualiza el Sprint Burndown con las horas que se han invertido en el día anterior.

La Daily Scrum es una oportunidad de Inspección y Adaptación de nuestro Sprint Backlog, durante la cual inspeccionamos el avance realizado durante las últimas 24 horas y actualizamos nuestro Sprint Backlog de cara a alcanzar el Sprint Goal. Todo trabajo imprevisto que haya emergido deberá estar contenido en el Sprint Backlog. ¡Sin transparencia no sabremos qué estamos inspeccionando!

Otras técnicas para mejorar nuestra Daily Scrum

Hay más técnicas que podemos enseñar a nuestros Development Team:

  • Por ejemplo, si tienen problemas de escucha, se puede utilizar una pelota que se vaya lanzando para evitar que las personas desconecten al poder tocarle en cualquier momento.
  • Si el problema es que los miembros del equipo se interrumpen mucho, se puede utilizar un objeto tótem que indique quién puede hablar.
  • Para solucionar problemas de duración, se puede utilizar un cronómetro que colocaremos en un lugar visible para que el Development Team sea consciente del tiempo que tiene disponible.

Una técnica que inventó una excompi nuestra es el “examen sorpresa”. Dado que buscamos una comprensión compartida del estado de nuestro Sprint Goal, podemos pasar un post-it a cada miembro del equipo al finalizar el evento.

En este post-it cada participante apunta el % de Sprint Goal y si creen que será cumplible al final del Sprint. Luego se ponen en común y ahí se puede ver si las percepciones del equipo están o no alineadas.

¡Aprendamos para mejorar! Es el mejor consejo que podemos dar.

¿Cómo hacéis la Daily Scrum?

2 comentarios sobre “Errores típicos en la Daily Scrum y cómo resolverlos”

  1. Buena idea lo de la pelota, aunque poco ocurre si estás en un buen equipo. Lo malo es que en tiempos de coronavirus veo dificil su aplicación en remoto.

    Lo que si he visto que sucede mucho, al menos en mi equipo, es se pierde foco fácilmente profundizando en cosas relacionadas a la tarea (ej.: el por qué y el cómo realizarla), sea en daily, planning, grooming, retro, etc… hemos asignado a un “policía del foco”, pero me gustaría saber qué opciones hay para esto.

    Saludos Javi

    1. Una opción que hacen algunos equipos es buscar una palabra para cortar, por ejemplo: «patata», lo que significa que se corta la conversación, todos deben estar de acuerdo y ayuda a que paremos una conversación que quizás no es relevante para toda la sala. Otra opción es hacer una lista previa de lo que vamos a hablar y que dejemos los detalles para el momento que corresponde. Por último, podrías poner timebox para tratar cada PBI o cada tema en la reunión, rollo 15 minutos.

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