Oficina en pradera u open Space ventajas inconvenientes para un equipo ágil
Agile, Organizaciones Diferentes

¿Cuál es la oficina ideal para un equipo/empresa ágil? (Según los asistentes a BAOS 2019)

El pasado mes de noviembres se celebró el BAOS (Big Agile Open Space) y aprovechamos para preguntar a la comunidad cómo era para ellos el espacio ideal para un equipo y/o empresa “ágil”. En este artículo resumimos las conclusiones de las sesión en la que dejamos volar la imaginación y buscamos un espacio ideal a través del análisis de espacios reales y de la experiencia de los participantes.

La pradera (open space

Desde hace unos años, bastantes años, quizá inspirados por las oficinas de Google, los espacios de trabajo se han transformado de colmenas de despachos a praderas de espacios abiertos llenas de mesas de trabajo. Incluso muchos jefes han salido de sus despachos privados y han encontrado un hueco en estos espacios comunitarios.

Oficina en pradera u open Space ventajas inconvenientes para un equipo ágil
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¿Favorece las conversaciones?

La teoría indica que estos espacios abiertos abren la puerta a la comunicación cara a cara y a la accesibilidad a roles y personas que dentro de sus despachos están menos disponibles.

Sin embargo, hay muchas voces disonantes al respecto y la sesión del otro día no era una excepción. Los participantes han sufrido el ruido que se genera en estos espacios. La proliferación de cascos con cancelación de ruido es una evidencia de ello. Ahora, las personas no están escondidas en despachos, pero están protegidos con auriculares-armaduras. 

El intentar no molestar al resto de equipos y a los compañeros con auriculares en su momento de concentración producen que en lugar de favorecer, se reduzcan las conversaciones cara a cara.

¿Quién se sienta en las praderas?

Antes hemos comentado que algunos CEO, altos cargos y directivos habían cambiado sus despachos y se habían trasladado al espacio abierto como el resto de trabajadores, renunciando así, en uno de los más destacados signos de status en las organizaciones. Sin embargo, en muchas ocasiones esto es la excepción y no la regla, haciendo claras distinciones entre las personas de los despachos y las personas de la pradera.

En ocasiones, hay jefes que se han trasladado al espacio abierto pero disponen de mesas especiales: de otro material, de mayor tamaño, etc… que les diferencian del resto.

Y en otras ocasiones, hay directivos que se sitúan en los espacios abiertos como uno más. De hecho, nos contaron la historia de algunos directivos que en espacios de trabajo con sitios calientes (no hay sitios fijos, te sientas donde te apetezca o donde haya hueco) que por llegar más tarde que el resto, dedican los 20 primeros minutos de la jornada en localizar un hueco libre dónde situarse.

El feng shui

Durante la sesión se comentó que la situación de algunos puestos de trabajo en la pradera provoca incomodidad en algunas personas. Eso me recordó que una de las reglas del feng shui es la de proteger la espalda. Históricamente viene de que alguien podía llegar por detrás y atacarte. Seguramente nadie te vaya a atacar en tu puesto de trabajo ¿o quizá sí? La mayoría recordaremos alguna situación en la que el jefe ha llegado por detrás y tras ponernos la mano en el hombro, nos ha pedido hacer un trabajo de última hora o quedarnos un rato más. Esto, nuestro cuerpo lo sabe, y por eso, si tenemos una pared cubriéndonos la espalda nos sentimos más seguros y protegidos.

Independientemente de esto, los movimientos y ruidos que se producen a nuestro alrededor ayudan a que nos distraigamos y nos cueste concentrarnos. El tema del ruido se puede minimizar con los mencionados auriculares con cancelación de ruido. Para el tema de los movimientos podemos usar anteojeras (como los caballos) aunque no es un método muy extendido todavía… 😉

El problema de las salas de reuniones

Sobretodo en las oficinas distribuidas como espacios abiertos, un problema recurrente es la ausencia de salas de reuniones. La proliferación de marcos de trabajo como Scrum y Kanban traen asociados una serie de eventos más o menos periódicos que necesitan de espacios reservados para su realización. En muchas ocasiones se trata de sincronizar las cadencias de los equipos para que coincidan en los mismos días o semanas, lo que maximiza la ocupación de los espacios de reuniones a la vez.

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Pero no es algo exclusivo de esta nueva forma de trabajar, los marcos de trabajo más tradicionales también están provistos de reuniones y comités recurrentes.

Además hay personas y equipos, que para disponer de un espacio tranquilo en el que trabajar (que los espacios abiertos no les proporcionan), reservan y ocupan salas separadas y silenciosas.

Todo esto deriva en dificultad para encontrar salas disponibles en un momento dado. Este problema se agrava todavía más porque la gente, conociendo esta indisponibilidad, reserva los espacios fácilmente “por si acaso”. Y muchas veces las salas no se ocupan finalmente, pero no quedan disponibles para el resto del personal.

El vagón del silencio

Si nos inspiramos en el servicio ferroviario podemos proponer soluciones como el “vagón del silencio”, un espacio reservado dónde trabajar en ausencia de ruido y conversaciones. Sin embargo, todo el que ha estudiado en una biblioteca o ha viajado en el mencionado vagón del silencio sabe que desgraciadamente el silencio que se produce en estos espacios es relativo y dista de ser sepulcral. 

Una sala de reuniones por equipo

Tras revisar toda esta información, nos surge la pregunta ¿y si ponemos una sala por equipo? Esta opción, optimizaría el flujo, pero no los recursos: se hace necesario casi duplicar el espacio de oficina con el coste económico que ello conlleva. Aún así, parece una de las soluciones posibles…

Las propuestas de BAOS 2019

Durante la sesión en BAOS 2019, tras el debate y la sucesión de anécdotas, las propuestas que más nos gustaron a los presentes fueron las siguientes:

Espacios modulables

Basándose en la idea de un espacio de trabajo para cada grupo de personas que trabajan juntas (no necesariamente un único equipo), se proponen los espacios modulables que permitan varias configuraciones que puedan variar en el tiempo en función de las necesidades y optimicen, en la medida de lo posible, el espacio.

Propuesta de espacio u oficina para equipos ágiles BAOS 2019
Propuesta BAOS 2019

Paredes móviles, mesas variables en cantidad, disposición y tamaño formarían el esqueleto de estos espacios configurables.

Aunque esta idea gustó bastante, la experiencia nos deja varios puntos pendientes de resolver como son el cumplimiento del reglamento de protección y prevención de riesgos laborales en el sentido de que si muevo la mesa, ¿qué pasa con los enchufes? No debería haber cables por el suelo… ¿cambiamos los paneles del suelo? ¿Colgamos los enchufes del techo?

Es este mismo orden de cosas, ¿se puede modificar la configuración de climatización junto con el movimiento del mobiliario? ¿Y la luz?

Mesas configurables de diferentes tamaños y formas para inspección y adaptación de las necesidades de los equipos ágiles
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Una vez solventadas estas inquietudes, es una de las opciones favoritas para los usuarios, aunque seguramente al que tenga que pagarlo no le haga tan feliz 😉puesto que los paneles móviles y con aislamiento acústico tienen fama de ser bastante caros.

La secuencia de salas 

Otra de las alternativas que gustaron, se basa también en un espacio de trabajo por grupo de trabajo. Se busca la optimización del espacio creando secuencias de salas a lo largo de un pasillo. Las salas son en cierta medida modulables y permiten algunas modificaciones, como ampliar las mesas ovaladas para incluir a más compañeros, o unas mesitas separadas para pequeñas reuniones y trabajo grupal.

Al otro lado del pasillo, la propuesta sitúa una serie de taquillas y cajoneras para dejar los extras que no forman parte del día a día de trabajo: el tupper con la comida, el casco de la moto, el abrigo, etc.

Propuesta de espacio u oficina para equipos ágiles BAOS 2019
Propuesta de espacio u oficina para equipos ágiles BAOS 2019

El gran punto de innovación de esta propuesta es la mesa. Es una mesa ovalada ampliable para agregar espacio a nuevos miembros del equipo o reducir la superficie si se requieren menos compañeros. Además, para realizar sesiones tipo retrospectiva o inception, se propone que la mesa se pueda quitar y deje espacio y movilidad para realizar este tipo de reuniones, así como para trabajar en diseños y tablones que hay dibujados en las paredes.

Como punto negativo se menciona el posible ruido al estar el espacio abierto al pasillo central que conecta todas las salas, y la ausencia de adaptación en el tamaño total de la sala.

¿Y dentro de los espacios?

Antes hablábamos sobre cómo serían los espacios ideales: abiertos, cerrados, modulables, fijos, etc… Pero ¿cómo serían estos espacios por dentro? ¿Cómo nos influyen los elementos interiores y el mobiliario?

Paredes muy disponibles y aprovechables

Es casi un estándar el que los equipos y organizaciones ágiles tienen a sus disposición un montón de espacio vertical para paneles de visualización, dibujos de flujos, y demás artefactos. En muchas oficinas se han cambiado las paredes tradicionales por paneles de cristal blanco sobre superficie metálica para poner imanes.

En otras oficinas se ha maximizado la transparencia con paredes de cristal transparente, que permiten por un lado visualizar datos con rotuladores de pizarra y por otro observar de dentro a fuera y de fuera a dentro. Sin embargo, los contraluces pueden disminuir la visibilidad de determinadas paredes e imposibilitar el registro digital (fotos) de la misma. Quizá una pared translúcida permita minimizar este impedimento.

Lo más importante de las paredes y los elementos de visualización y transparencia es la actualización. Como ocurre con la documentación, es importante que la información que se muestre sea actual y con valor. Hay muchas paredes distribuídas en el mundo con paneles de equipos que ya no están y datos obsoletos pero que decoran los espacios.

Tablero físico o digital

Y si tenemos mucho espacio en las paredes… ¿lo utilizamos para los tableros? lo que nos lleva de vuelta a la eterna pregunta ¿tablero físico o digital?

¿Tablero físico o digital para los equipos ágiles? BAOS 2019
Propuesta de espacio u oficina para equipos ágiles BAOS 2019

Durante la sesión hubo bastante unanimidad en usar los dos pero sin replicar el trabajo. Por un lado la pila de Producto que tiene mucha variación parece óptimo mantenerlo en digital y la pila de Sprint, con la división en tareas en físico. Además, se propuso tener en digital una simplificación a la mínima expresión del panel que representa la pila de Sprint con documentos, enlaces y adjuntos relativos. Con simplificación nos referimos, por ejemplo, a dos columnas (por hacer  y hecho) y sin división en tareas.

Mesas redondas, rectangulares, ovaladas…

Otro tema de controversia sobre el interior de los espacios de trabajo son las mesas. Durante el debate se propusieron las mesas redondas que favorezcan la comunicación entre todas las personas de la misma. Esto es algo que se ha aprendido en la organización de eventos, ya casi no se celebran bodas con grandes mesas alargadas. Se han sustituído por mesas redondas de 6 a 12 comensales. Es cierto, que espacio necesario para cenar en una boda es bastante menor al espacio que requiere un desarrollador, por tanto, el número máximo de desarrolladores por mesa deberían ser menor de 8 si queremos respetar el reglamento de riesgos laborales.

No obstante, debido a la ausencia de flexibilidad acerca del tamaño del equipo que se puede sentar sobre una mesa redonda, se propuso usar mesas ovaladas por módulos, que permitan ampliar y disminuir de dos en dos el número de participantes…

Mesas redondas como en las bodas para los equipos ágiles según BAOS 2019
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Parece que no existe un espacio ideal para el trabajo de equipos y organizaciones ágiles. Con mucho espacio y presupuesto se pueden hacer cosas muy interesantes en el espacio. Con presupuestos más moderados, las opciones se limitan. Quizá la idea más importante es permitir la inspección y adaptación, no sólo en la forma de trabajar, sino también en el espacio físico.

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