Coaching, Distinciones

El viaje de los equipos de víctima a responsable (I): Los círculos de control, influencia y preocupación

Ante un mismo hecho, la forma en la que nos comportamos y reaccionamos marca la manera en que nos afecta. El otro día, a raíz de la reseña al libro No es lo mismo introdujimos el tema de las distinciones. Hoy me gustaría hablar de una distinción que considero factor importante en el trabajo con los equipos y en su comportamiento, así como en el coaching ejecutivo, y es la distinción víctima o responsable y para ello utilizaré la herramienta de los círculos de control, influencia y preocupación.

«La vida es un 10% lo que nos ocurre y un 90% de cómo reaccionamos a ello«. (Charles Swindoll)

"La vida es un 10% lo que nos ocurre y un 90% de cómo reaccionamos a ello". (Charles Swindoll). Círculos de control influencia y preocupación en el viaje de los equipos desde la posición de víctima a la de responsable

Quiero comenzar hablando del evento estrella en la inspección de uno mismo, la retrospectiva, donde la actitud de los participantes influye enormemente en el éxito del evento

La retrospectiva es el evento Scrum en la que el equipo Scrum tiene la oportunidad de inspeccionarse a sí mismo y crear un plan de mejoras para llevar a cabo durante la siguiente iteración. Y la actitud de los participantes influye intensamente en el resultado de la inspección y en el plan de mejoras generado, puesto que en este momento de autoinspección se pueden usar dos puntos de vista diferentes en función de dónde situemos la responsabilidad: la responsabilidad de los sucesos está dentro o la responsabilidad está fuera.

En principio, parece un ejercicio sencillo: “no presté suficiente atención porque tenía dos cosas entre manos”, “tardamos demasiado tiempo en hacer la integración de todas las partes y no nos dió tiempo a resolverlos problemas de integración”, “no compartimos la información con el resto de compañeros”, etc.

No obstante, en multitud de ocasiones tendemos a descargar la responsabilidad sobre elementos externos, cruzándonos de brazos ante la situación: “el servidor no funciona”, “la conexión es mala”, “no tenemos QA”, “el PO no asiste a los eventos”, “las tareas no están bien refinadas”, “el ordenador es viejo”, “una dependencia no nos proporciona un elemento que necesitamos”… Es cierto que en estas situaciones hay elementos externos que impiden el buen funcionamiento. Sin embargo, la manera en la que encaramos esta clase de situaciones es la que marca la diferencia. En este caso, nos sentimos víctimas de la situación y las circunstancia y no nos responsabilizamos de la solución.

La actitud de víctima

Cuando tenemos una actitud de víctima, no tenemos control sobre las situaciones que ocurren de manera externa a nosotros. Tal como dice la definición oficial padecemos daño por culpa ajena o por causa fortuita y por tanto, ajeno a nuestro control y responsabilidad. ¿Y qué puedes hacer cuando no tienes el control y responsabilidad de algo? Si no tengo capacidad de resolver la situación, no hay nada que pueda hacer. ¿Qué podemos hacer cuando estamos “atados de pies y manos”? Quejarnos, esperar que alguien nos rescate, enfadarnos, frustrarnos, etc… o incluso mantenernos tranquilos y aceptando la situación que no se puede cambiar. “La empresa es así y no hay nada que podamos hacer para cambiarlo”.

«Hay un nivel en el que ser víctima es maravilloso, porque entonces los responsables son los demás, y no nos corresponde a nosotros hacer cambios.» («Pensamientos del corazón» (1998), Louise Hay)

"Hay un nivel en el que ser víctima es maravilloso, porque entonces los responsables son los demás, y no nos corresponde a nosotros hacer cambios." ("Pensamientos del corazón" (1998), Louise Hay). Los círculos de control, influencia y preocupación

La actitud de responsable

Sin embargo, si nos ponemos en actitud de responsable estamos obligados a responder de algo o por alguien. Es interesante que dentro de la definición aparezca la palabra obligación. Ya no hay opción de no hacer nada, existe una obligación a responder. Es en esta actitud en la que buscamos soluciones y opciones. Volviendo a algunas de las situaciones de antes: si no dispongo de un rol específico que haga pruebas y cuide la calidad del producto, puedo asumir yo ese rol y hacer pruebas cruzadas con mis compañeros, además de intensificar la automatización de test y aprovechar cualquier oportunidad para probar mi producto. Si el PO no asiste a los eventos por iniciativa propia, puedo ir a hablar con él y pedirle que venga, intentar cambiar la hora de los eventos para que no le coincida con el comité semanal y además le agrego a la convocatoria para que lo tenga presente en su agenda. Casi siempre hay algo que se puede hacer, y si realmente no hay nada a tu alcance que pueda puentear el impedimento, puedes pedir ayuda e implicarte con la búsqueda de soluciones. “La empresa es así, pero ¿qué podemos hacer para cambiarlo?

Los círculos de control, influencia y preocupación

La teoría de los círculos de control, influencia y preocupación de Stephen Covey nos describe tres círculos concéntricos que marcan diferentes áreas de acción en los que nos situamos los individuos y los equipos. La zona más interior es el círculo de control que delimita las acciones sobre las que yo tengo control directo. Yo tengo control, por ejemplo, sobre en qué momento realizar unas pruebas.

El siguiente círculo en el que podemos situarnos es el de influencia. Es la zona donde yo influyo en mi realidad. Mi equipo y yo, por ejemplo, decidimos a qué hora realizamos la daily. Yo personalmente no tengo control directo sobre la opción final, pero sí tengo influencia.

Finalmente nos encontramos con el círculo de preocupación. Es la zona donde las cosas no dependen de mí, y escapan a mi control e influencia. Por ejemplo, la asignación de los días festivos de mi ciudad, o la aplicación de reglamentos y legislaciones. Podemos dedicarle mucho esfuerzo mental a esta zona, pero no se va a producir un cambio a consecuencia. En esta zona somos víctima de las circunstancias.

Círculos de control influencia y preocupación en el viaje de los equipos desde la posición de víctima a la de responsable
Teoría de los círculos de control, influencia y preocupación de Stephen Covey. Dibujo @JavierMartinAgar

En muchas ocasiones nos situamos en el círculo de preocupación, con la sensación de no poder hacer nada por cambiar las cosas y perdemos la oportunidad de generar influencia y control sobre cosas que puedan ayudar a ese cambio. Si realmente es algo que está en tu círculo de preocupación, cuanto antes dejes de invertir energía en ello, más energía dispondrás para los temas que están en tus círculos de control e influencia. Es por tanto que si estás en una posición de víctima, rindiéndote a la preocupación en lugar de pasar a la acción, estás perdiendo la oportunidad de responsabilizarte del asunto y avanzar hacia las soluciones.

Ok, hemos visto que tenemos equipos que se sienten víctimas pero… ¿cómo trabajamos con ellos para que se sientan responsables con esta herramienta de los círculos de control, influencia y preocupación?

Buena pregunta. Hace tiempo le hice una retrospectiva a un equipo que estaba muy desanimado y se sentían impotentes ante las circunstancias. Sentían que iban a la deriva y no había nada que ellos pudieran hacer. Les propuse una retrospectiva en la que al comienzo repasaran la historia del producto, con las cosas buenas y también las malas; así como repasar la historia del equipo. 

A la hora de indagar y buscar soluciones utilicé una dinámica basada en los círculos de control, de influencia y de preocupación. La intención era invitarles a buscar un plan de acción en la que ellos tuvieran un papel protagonista. Lo forzamos tanto, que un tema que sí estaba fuera de la influencia del equipo salió una acción de “Rezar” que finalmente no llegó al plan de acción.

En el cierre de la retrospectiva, preguntando la confianza que tenían en que se cumpliera el plan estaban mucho más emocionados: ¡por primera vez en mucho tiempo veían que las cosas dependían de ellos y se iban a poder hacer! Y para la retrospectiva siguiente, el cambio de actitud era palpable y el plan de acción demostraba que se sentían responsables de su propia mejora.

Conclusión sobre el uso de los círculos de control para ayudar a los equipos a dar el paso de la posición de víctima a la de responsable

La posición en la que nos pongamos y desde la que observemos el mundo nos influye enormemente en la capacidad de respuesta que vamos a adquirir. Desde una posición de víctima es muy difícil encontrar buenas soluciones y lo más probables es que encontremos excusas. Desde una posición responsable, nos sentimos empoderados y con una energía capaz de cambiar el mundo. Y tu equipo, ¿desde qué posición desafía al mundo? 

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