Agile Mindset, Organizaciones Diferentes

Cómo organizar tu oficina para ser ágil

Hace poco, estuve leyendo el libro Radical de Ricardo Semler. En él, Semler nos describe cómo funciona su empresa y nos cuenta la evolución que ha ido recorriendo. Esta empresa podemos ubicarla dentro de la categoría Teal Organization según el modelo de Laloux, cuya principal virtud es que se trabaja bajo una “democracia empresarial”. Uno de los hechos narrados en el libro trata sobre cómo pintaron la fábrica. Al parecer, los directivos siempre decidían esas cosas, pero al evolucionar la empresa cambiaron al siguiente criterio: “la decisión la deben toman las personas que van a convivir con ella”. Por tanto, la fábrica la estuvieron pintando entre todos una tarde de viernes, poniendo una gran cantidad de colores diferentes, entre ellos el rosa que es bastante poco habitual en las fábricas de este estilo.

¿Cómo se organizan las empresas ágiles?

En los últimos meses, he pasado por varias consultoras y clientes finales en los que he podido ver una tendencia clara en la manera en la que organizan sus oficinas.

Prácticamente todas están de obras o han pasado por ellas adaptando sus espacios como la transformación ágil así lo exigiera. He podido ver de todo, pero casi todas son simples copias unas de otras: espacios más abiertos, sillas organizadas unas al lado de otras pero, ahora, en mesas más raras, zonas con pizarra velleda blanca en la pared, muchas ventanas para que entre luz pero limitando el espacio para colocar tableros etc.

Aunque todas estas oficinas están muy “chulas” y quizás aporten muchas más posibilidades a los “empleados”, al final todas tienen algo en común: las personas que van a usarlas no tienen opciones de decidir por sí mismas. Además, muchas están convirtiéndose en auténticas “boutiques” más pensadas para enseñarlas que para usarlas y eso es el temido postureo tan criticado por muchos. En una oficina de un cliente en la que estuve, hubo que montar un auténtico debate porque queríamos poner un tablero hecho en papel marrón en la pared, tapaba el color y según nos dijeron “afectaba a la estética del edificio”.

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Una reestructuración de una oficina es algo generalmente caro porque conlleva obras. Al ser algo importante, solemos dejar las decisiones a los “jefes” o a las personas más top de la oficina. Sin embargo, queremos crear una cultura diferente, más orientada al desarrollo ágil y por tanto, a la autoorganización. Precisamente, el desarrollo ágil promueve que las personas se les debe prestar el apoyo que necesitan para motivarlas. ¿Cómo sabemos qué entorno necesitan si no les preguntamos?

Las oficinas como lugar de libertad y de responsabilidad

El ejemplo de Semco no es el único, empresas como Favi o Buurtzorg han adoptado actitudes similares. Estas empresas también tienen una clasificación Teal dentro del modelo de Laloux: organizaciones donde todos los miembros se sienten poderosos para tomar decisiones. Las consultoras que nos rodean y sus clientes están adoptando una actitud consultiva (preguntar a los empleados), pero nunca son empresas participativas porque los empleados no pueden tomar decisiones.

Las oficinas ágiles son aquellas que se adaptan a lo que necesitamos, esto solo lo sabremos si las personas que van a vivir en ellas son las que nos dicen lo que necesitan. ¿Les hemos preguntado a nuestros compañeros? Lo más cercano que he visto son algunas empresas que no asignan sitios y dejan que las personas se organicen: ¡vamos dando pasitos!

Si queremos ser ágiles, tenemos que tener cerca todo lo que necesitamos para serlo, por eso, la oficina tiene que ser moldeada a nuestro contexto. En el caso de Semco, en vez de poner todas las máquinas en línea, decidieron poner las máquinas necesarias para fabricar motores juntas, así ganaban en velocidad a pesar de que pareciera desordenado. También contaban que en una farmacia, se habían ordenado los medicamentos por orden alfabético a decisión del responsable. Dejaron que los empleados lo reestructuraran, y decidieron poner los medicamentos por % de compra, aumento mucho la capacidad de respuesta.


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La oficina boutique

Poner oficinas muy bonitas con muchos elementos poco útiles es un clásico. He estado en varias empresas donde su carta de presentación era la propia oficina. ¡Ven a vernos y verás qué bien lo hacemos!

Aunque una oficina es, sin duda, una buena carta de presentación, prefiero que midan a mis equipos por su capacidad de entregar valor y de hacerlo con calidad. Estas cosas no son tan tangibles, pero se pueden demostrar con una buena conversación.

Por tanto, si lo que quieres es tener una oficina lo más ágil posible, junta a tus equipos, y trata de tomar una decisión entre todos. No es cuestión de llegar a un consenso, es cuestión de buscar puntos en común que permitan tener una mejor oficina.

De hecho, lo ideal es que, cada equipo ordene, decore, organice y decida cómo va a ser su propio espacio. Al principio, parecerá que es un caos donde cada equipo ha tomado decisiones diferentes, al final, tendrás personas motivadas por trabajar en el sitio qué quieren y cómo lo quieren.

¿Cómo crees que motivaría a tus empleados que pudieran decir “yo he decidido cómo quiero mi oficina”?

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